Despre TVA la incasare – CIEL Romania

Anul acesta a fost, cel putin pana in prezent, al modificarilor fiscal, in principal al celor pe salarii. Noi, echipa CIEL Romania, ne-am gandit sa iti amintim si despre alte subiecte pe care trebuie sa le avem in vedere atunci cand operam acte si depunem declaratii, sau cand ne realizam cash-flow-ul lunii.

Astazi, ne-am ales unul din putinele subiecte care nu au suferit modificari in acest an, si anume, TVA-ul la incasare. Vom recapitula ce inseamna, cum ne afecteaza, dar si cum putem sa ne verificam partenerii.

Asadar, ce este TVA-ul la incasare?

TVA la Incasare reprezinta dreptul de a inregistra in jurnalele de TVA taxa exigibila, indiferent ca este vorba de taxa deductibila sau colectata, sa nu fie la data facturii, ci la data incasarii, respectiv platii acesteia.

Rolul acestui sistem este de a debloca  fluxul de trezorerie atat pentru societati mici, care trebuiau sa achite la stat, pe baza declaratiilor depuse la ANAF, TVA-ul colectat,  cat si cel al statului, care trebuia sa achite sume din TVA-ul de rambursat, dar pe care nu le aveau nici ei incasate.

Cine poate aplica sistemul de TVA la incasare?

Au acest drept, daca aleg asta, sa se inregistreze ca aplicand sistemul si vor aparea in Registrul persoanelor impozabile care aplică sistemul TVA la incasare, societatile care au o cifra de afaceri in anul anterior sub 2.250.000 lei. Registrul mentionat anterior se gaseste si se actualizeaza periodic, pe site-ul ANAF.

Cei care sunt inregistrati in sistem si apar in Registrul TVA la incasare, au obligatia de a scrie pe facturi acest lucru. Dar, chiar daca emitetul facturii uita sa faca aceasta specificare, cel ce o primeste are insa obligatia sa verifice daca partenerul lui aplica sau nu sistemul. De ce? Pentru nu are dreptul de a deduce TVA-ul de pe acea factura daca furnizorul aplica sistemul si factura nu este platita la momentul emiterii ei. Deci, responsabilitatea este a ambilor parteneri, de aceea trebuie sa verificam periodic registrul firmelor cu TVA la incasare.

Majoritatea producatorilor de software financiar-contabil, printre care si noi, CIEL Romania, avem implementate in aplicatii functionalitati prin care verificam registrul existent la un moment dat pe site-ul ANAF.

Combinatiile in care se aplica, acum, dupa 5 ani, par simple, ca si cum le stiam dintotdeauna:

  • Pentru societatile care apar in Registru si aplica sistemul de TVA la incasare, orice factura se emite sau se primeste, se va inregistra la data documentului TVA-ul neexigibil, urmand ca la data incasarii, respectiv a platii, sa inregistrez tva-ul colectat si deductibil.
  • In cazul celor care nu aplica sistemul, situatia nu este cu mult diferita. Pentru facturile emise, facturile trebuie inregistrate la data documentului TVA-ul colectat, dar pe facturile primite de la furnizori care aplica sistemul, la data documentului nu va exista dreptul de deducere. dispozitie ca sa imi platesc furnizorii si sa pot deduce TVA-ul de pe facturile respective, voi avea un dezechilibru in cash-flow, platind TVA la stat, din facturi neincasate.

Cam atat astazi despre TVA la incasare, insa ramaeti aproape, promitem sa revenim cu subiecte la fel de importante pentru activitatea ta de antreprenor sau de contabil.

Un profesionist contabil va aduce valoare afacerii tale! CIEL Romania iti spune de ce:

Noi, echipa CIEL Romania, stim ca tu, ca antreprenor, iti doresti sa economisesti cat mai multi bani si de aceea preferi sa te ocupi singur de latura financiara a afacerii tale.

Desi este benefic sa inveti elementele de baza ale contabilitatii, gestionarea fluxului de numerar si obligatiile fiscale, angajarea unui contabil pentru a supraveghea finantele aduce multe beneficii afacerii tale. Acest lucru va elibera timp, astfel incat sa te poti concentra pe servirea clientilor si implementarea planurilor de crestere.

Iata doar cateva exemple in care un profesionist contabil te poate ajuta sa economisesti bani pe care ulterior ii poti investi in afacerea ta.

  1. Un contabil iti poate spune ce trebuie sa faci pentru a fi in limitele legale, dar si sa platesti cel mai mic impozit posibil. Cunostintele pe care le ofera pot varia de la probleme simple, cum ar fi daca este permisa deducerea cheltuielilor de curatatorie efectuate in timpul unei calatorii de afaceri, la tranzactii complexe, cum ar fi conditiile in care poti sa acorzi angajatilor tai beneficii extra-salariale cat mai avantajoase din punct de vedere fiscal.
  2. Contabilul stie ce este deductibil si ce nu, astfel incat tot ce trebuie sa faci este sa ii oferi un set complet al tuturor evidentelor tale financiare (sortate in functie de cheltuielile personale si profesionale).
  3. Daca esti vreodata in pozitia de a fi auditat, un contabil te poate ajuta sa eviti griji si stres.
  4. El iti va spune ce taxe sa platesti, si termenele limita pana cand acestea trebuie platite, pentru a evita atat amenzile, cat si dobanzile si penalitatile de intarziere. Depunerea la timp este una dintre cele mai bune modalitati de a evita atragerea atentiei asupra ta si riscul de a fi verificat de fisc.
  5. Controlul costurilor – Fiecare afacere are cheltuieli generale si facturi de platit. Un contabil se va uita la modul in care se desfasoara activitatea, iti poate arata unde sunt cheltuiti banii si sa te sfatuiasca despre modalitati de a reduce la minimum aceste costuri.
  6. Un contabil bun te poate ajuta sa ai practici financiare solide pe care sa le poti urma pentru a obtine cele mai multe venituri si pentru a plati cel mai mic impozit folosind metode si modalitati legale.
  7. Si, nu in ultimul rand, un contabil te ajuta sa devii un om de afaceri mai bun, prin invatarea elementelor principale in materie de fiscalitate si cum sa gasesti echilibrul intre respectarea acestora si a beneficia cat mai mult de castigurile pe care le genereaza afacerea ta.

Data viitoare te vom pregati pentru intalnirea de negociere cu contabilul tau, insa pana atunci descopera cum te poate ajuta serviciul CIEL Salarii in activitatea ta de antreprenor.

Hai sa inregistram inteligent facturile! CIEL Romania iti spune cum:

Care este primul gand care iti vine in minte atunci cand auzi de inregistrarea facturilor? Exact, munca multa si atentie sporita. Ce ai zice daca ti-am spune ca exista o solutie simpla si utila prin care scapi de aceasta corvoada si, astfel, sa iti usurezi viata de contabil?

Il lasam pe Bogdan Gradinaru, Client Division Manager in cadrul CIEL Romania, cu peste 10 ani de experiență în relațiile cu clienți (antreprenori, contabili, etc) din domeniul bancar, public și privat, sa ne dezvaluie cum putem sa inregistram simplu si rapid facturile:

“Aseaza-te comod in scaun caci vreau sa facem un exercitiu de imaginatie:

Trage-ti ceasca de cafea sau cana cu ceai aproape, inspira adanc aer in piept si imagineaza-ti cum ar fi sa ai parte de un astfel de moment de relaxare de foarte multe ori pe zi, cand iti doresti. Adica in orice moment al lunii, saptamanii, zilei. Imagineaza-ti ca ai parte de cea mai frumoasa zi din viata ta si ca o asemenea zi se poate derula la nesfarsit. Ca poti iesi in orice moment sa te asezi pe o banca si sa privesti cerul, acea imensitate pe care nu o putem cuprinde in priviri. Imagineaza-ti ca poti fi linistit cu gandurile tale pozitive si ca in tot acest timp, acele teancuri de hartii pe care le-ai cules cu greu de la clientii tai (sau furnizori), se inregistreaza automat in contabilitate sau gestiune. Si nu, nu ai angajat pe nimeni sa faca acest lucru in locul tau. Poate ca acum zambesti sau te enervezi ca putem discuta de astfel de lucruri care par momentan ireale.

Este momentul sa ne apropiem de realitate. Tine-te bine! Tu chiar poti face toate cele de mai sus pentru ca nu mai vorbim de vise! Vorbim de fapte, de unelte, de solutii care chiar iti pot eficientiza pana la acest nivel toata aceasta munca pe care, poate, o resimti ca pe o corvoada luna de luna…

Nu mai vreau sa-ti imaginezi nimic pentru ca vreau sa vorbim de concret si sa indeplinim visul de mai sus! Ai nevoie doar de un scanner de documente, asta in cazul in care nu primesti deja documentele in format .pdf, .jpg,  .bmb, .tiff etc de la clientii tai, si de noua functionalitate accesibila din CIEL V7 (Contabilitate si Gestiune) incepand cu luna iunie a acestui an: Captarea inteligenta a datelor din facturi (OCR).

Fluxul e mai mult decat simplu:

Alegi tipul de document importat -» Incarci documentul -» CIEL V7 creeaza documentul-» validezi documentul.

Cat timp CIEL V7 importa documentele, tu poti sa iti petreci timpul pe care l-ai castigat alegand sa faci orice alta activitate! Fara sa faci aproape nimic, vei avea create automat documentele (gestiune)  si notele contabile (contabilitate)!

Suntem prima companie care dezvolta solutii financiar-contabile ce pune la dispozitie un asemenea mecanism de crestere accelerata a productivitatii.

A venit momentul in care teancurile de hartii trebuie sa dispara de pe biroul tau!

A venit momentul in care inregistrarea manuala a documentelor este istorie!

A venit momentul in care poti adopta in sfarsit un stil de inregistrare a documentelor evoluat!

A venit momentul in care putem discuta in sfarsit de automatizare la nivel avansat!”

Este momentul sa alegi sa iti faci munca usoara! CIEL Romania iti pune la dispozitie toate instrumentele necesare. Convinge-te si tu!

3 lucruri importante de stiut despre contabilitate, atunci cand gestionezi un startup

Un nou inceput, o noua provocare, a demara un startup inseamna inainte de toate ca iti pui in aplicare propriile idei si convingeri, ca incerci sa aduci ceva nou in piata. Prin urmare, esti concentrat pe planul de dezvoltare si ai vrea pe cat posibil sa nu iti prinzi urechile in ceea ce inseamna contabilitate. Stii ca pasiunea ta este cu totul alta, prin urmare simti nevoia de ajutor pentru ceea ce inseamna contabilitate primara.

Solutia vine chiar din partea unui program de facturare gratuit. Prin urmare, daca esti la inceput de drum si resimti ca esti usor impovarat, lasa-te ajutat.

Afla din randurile de mai jos mai multe detalii despre programele de facturare marca Ciel.

Exista un program de contabilitate adaptat pentru nevoile firmei tale

Exista tendinta de a spune ca “firma mea este prea mica pentru un software de contabilitate”. Ceea ce trebuie sa stii este ca un program de contabilitate se muleaza pe cerintele firmei unde este implementat, indiferent ca este mica, medie sau mare.

Programul se personalizeaza in functie de nevoile de la momentul actual al firmei, iar functionalitatile pot fi updatate ulterior conform noilor cerinte ale companiei, pe masura ce aceasta se dezvolta.

Prin urmare, nu conteaza ca este o firma la inceput de drum, care tocmai a iesit pe piata, un program de contabilitate iti da tie ca manager mai mult timp pentru a te ocupa de obiectivele pe care ti le-ai pus, pentru a gasi solutii si idei de dezvoltare.

Poti sa te bucuri de un program de contabilitate gratuit

Este un real ajutor, atunci cand demarezi o firma, sa poti apela la un serviciu mai mult decat util, fara sa ti se ceara in schimb niciun ban. Ciel Simplu este programul gratuit de facturare, poate fi descarcat de pe site-ul Ciel. Este foarte usor de utilizat, intuitiv, are numeroase functionalitati de baza, actualizarile legislative sunt disponibile fara a fi nevoie de un abonament de mentenanta.

Foarte important, Ciel Simplu nu este un program demo care expira, te poti bucura de el atata timp cat se pliaza cerintelor firmei tale.

Facturarea s-a mutat si ea in Cloud

De data aceasta vorbim de un nivel nou, acela al aplicatiei care nu mai are nevoie sa ruleze pe un computer (tinandu-se cont de anumite specificatii hardware), pentru ca programul sa functioneze corespunzator.

Cloud Computing, pe scurt spus Cloud, reprezinta un real suport si in cazul unui program de facturare sau salarii.

Tehnologia avanseaza, produsele Ciel tin pasul cu noile cerinte, astfel Ciel Cloud a aparut ca o nevoie fireasca. Un program de facturare bazat pe cloud inseamna ca aplicatia o poti deschide cu o simpla conexiune la internet, oriunde te-ai afla (intr-o cafenea, la birou sau acasa), indiferent de pe ce dispozitiv (laptop, tableta, smartphone). Acest lucru conduce la un grad foarte mare de mobilitate, la eficienta, economie de timp si bani.

A fi informat, a sti solutile care ti se pun la dispozitie reprezinta un prim pas pentru a lucra corect, eficient si repede. Succes!

Servicii prestate de un contabil profesionist extern – ce trebuie sa stii? CIEL Romania iti explica

Atunci cand esti antreprenor, iti doresti ca afacerea ta sa functioneze cat mai bine si stii ca tu nu poti sa excelezi in fiecare parte a proceselor ce se desfasoara. Daca vrei sa externalizezi serviciile de contabilitate, trebuie sa ai in vedere mai multe aspecte. CIEL Romania ti-a pregatit lista acestora:

Un lucru de catre trebuie sa tii cont este tariful practicat de respectivul expert contabil, pentru a vedea daca te poti incadra sau nu in bugetul de care dispui.

In general, majoritatea firmelor de contabilitate isi fixeaza onorariile in functie de specificul, complexitatea si volumul de activitate al societatii client. Iata cateva aspecte pe care un contabil le ia in calcul atunci cand iti va fixa tariful:

  • forma de organizare;
  • domeniul de activitate;
  • cifra de afaceri;
  • numarul aproximativ de documente financiar-contabile de inregistrat (facturi de achizitie/vanzari; deconturi; contracte de leasing; etc)
  • numarul aproximativ de note contabile efectuate intr-o luna;
  • numarul de angajati;
  • fluctuatia angajatilor (spre exemplu, in cazul societatilor de tip catering, fluctuatia personalului este foarte mare, angajatii isi schimba frecvent locul de munca, ceea ce presupune un volum mai mare de lucru);
  • numarul de puncte de lucru (daca exista mai multe);
  • daca este vorba despre o firma care lucreaza cu stocuri (gestiune) se va lua in calcul si acest aspect.

Fiind vorba despre o prestare de servicii in care pot exista foarte multe variante posibile, contabilul nu iti va putea fixa un onorariu pana cand acesta nu va primi exact caracteristicile societatii pe care o administrezi. Sunt unele firme care isi fixeaza tariful in functie de numarul de operatiuni (note contabile).

In ceea ce priveste externalizarea serviciilor de contabilitate, este nevoie de incheierea unui contract de prestari servicii, semnat de catre ambele parti. In contract ar trebui stipulate cel putin urmatoarele aspecte pentru ca toate lucrurile sa decurga ca la carte:

  • date cu privire la ambele parti ale contractului;
  • obiectul contractului – contabilul iti va mentiona punctual toate serviciile pe care ti le va furniza;
  • pretul serviciilor – contabilul va stabili/negocia cu tine un onorariu care sa fie raportat la serviciile pe care le va furniza si, totodata, va stabili o anumita data pentru emiterea facturii si o scadenta, un termen de X zile pana cand vei putea sa ii platesti acest onorariu;
  • obligatiile partilor – contabilul va mentiona in contract faptul ca toate documentele / informatiile trebuie sa ii fie aduse de catre client in decurs de X zile sau pana la data de X a fiecarei luni, astfel incat contabilul sa poata sa aiba suficient timp sa le inregistreze;
  • raspunderi – se va mentiona faptul ca pentru nerespectarea termenului de scadenta, clientul va plati X% penalitati de intarziere din suma datorata pentru fiecare zi de intarziere.

In calitate de antreprenor este bine sa stii atunci cand negociezi pretul serviciilor ca un contabil are o serie de costuri (program de contabilitate, cotizatii CECCAR- si multe alte costuri prezentate detaliat in capitolele urmatoare), dar si o serie de responsabilitati si cheltuieli neprevazute care apar ca urmare a posibilelor amenzi: iata numai un exemplu – amenda prevazuta pentru depunerea cu intarziere a declaratiei 390 are valori intre 1.000 lei si 5.000 lei.

Prin urmare, daca intr-o luna sa presupunem ca dintr-o greseala (si oricine poate gresi la un moment dat) contabilul tau depune cu intarziere declaratia si primeste amenda pe care conform intelegerii contractuale o suporta el, este posibil ca in acea luna tariful perceput pentru serviciile de contabilitate sa nu acopere nici macar contravaloarea amenzii.

Ca  o mica completare: nu ii cere contabilului sfaturi de cum sa “ocolesti” legea sau cum sa tii evidente duble. Nici un contabil, profesionist, nu isi doreste sa fie partas la acest lucru. Daca vrei sa platesti angajatii la “negru”, fa-o pe riscul si raspunderea ta, insa, nu il informa cu privire la acest aspect.

Acum, ca ai incheiat contractul de prestari servicii cu partenerul tau, data viitoare vom trece in revista si cateva aspecte legate de modul concret de desfasurare a parteneriatului. Pana atunci te invitam sa te convingi cat de mult te pot ajuta produsele CIEL Romania in dezvoltarea afacerii tale!

Erori si atentionari frecvente 394 – CIEL Romania

Stim ca si tu ai intampinat probleme atunci cand ai vrut sa depui Declaratia 394! Tocmai de aceea, noi, echipa CIEL Romania, ti-am pregatit o lista cu cele mai frecvente atentionari si erori pe care le poti intampina atunci cand vrei sa depui Declaratia 394, dar si cu solutiile pentru acestea.

Insa, mai intai, hai sa ne amintim ce reprezinta Declaratia 394:

Declaratia 394 este un subiect de interes pentru orice profesionist din domeniul nostru, cel financiar-contabil si contine informatii cu privire la livrarile sau prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul tarii noastre de persoanele inregistrate in scopuri de TVA.

Acum, ca ne-am amintit ce este si pe cine vizeaza, haideti sa recapituam impreuna cele mai frecvente erori si atentionari intalnite:

  • eroare fatala de parsare”:’org.xml.sax.SAXParseException:Invalid byte 2 of 2-byte UTF-8 sequence’

Va suna cunoscut, nu-i asa?  Am patit-o cam toti. Credem ca este totul ok si primim recipisa cu aceasta eroare.

Interpretare si Rezolvare: un partener care contine diacritice sau semne neacceptate de D394, trebuie gasit si modificat.

Frustrant este atunci cand folosim aplicatii si programe care ne aduc de pe site-ul Ministerului de Finante numele partenerilor, cu tot cu aceste semne “rele” pentru D394, iar pe e-guvernare nu ni le mai accepta.

  • “sunt de acord ca..” : in primele luni de depunere a lui D394, au fost multe mesaje de eroare legate de cele 2 bife, mai ales atunci cand in prima luna se pusese bifa pe DA, si in luna a doua, se uita si se lasa bifa pe NU.
  • Eroare regula:R218.2: daca tip_partener=1 atunci cuiP (xxxxxxxxxx) trebuie sa fie un CUI valid” Rezolvare: se cauta cui-ul care nu este valid. In general, e vorba de o cifra in plus, in minus sau inversata cu alta. 
  • “Fisierul depus nu este un document valid.- Eroare citire semnatura”

Se mai intampla si din acestea. Rezolvare: se resemneaza declaratia si se retrimite.

  • Eroare tip partener vs operatiune: atunci cand partenerul dumneavoastra apare ca fiind platitor/neplatitor de tva, dar facturile aferente lui apar la alte operatiuni decat regula de validare a lui D394.

Rezolvare:  ori partenerul  nu este setat cum trebuie (cui, rezidenta),  ori operatiunea, ca si optiune de TVA, nu este inregistrata corect.

  • E: validari globale
    eroare atribut: denR: atributul trebuie sa existe
    eroare atribut: functie_reprez: atributul trebuie sa existe
    eroare atribut: adresaR: atributul trebuie sa existe
    eroare atribut: tip_intocmit: atributul trebuie sa existe
    eroare atribut: den_intocmit: atributul trebuie sa existe
    eroare atribut: cif_intocmit: atributul trebuie sa existe
    eroare atribut: optiune: atributul trebuie sa existe

Rezolvare: se completeaza datele reprezentantului fiscal/imputernicitului.

Noi cam cu aceste erori ne-am intalnit atunci cand am vrut sa depunem Declaratia 394. Voi ati mai gasit si altele?

Si pentru ca vrem sa iti usuram viata de contabil, te invitam sa testezi produsele CIEL Romania care iti asigura un echilibru perfect intre simplitate si eficienta.