6 capcane pe drumul spre digitalizare

digitalizare
22 iulie 2021
Antreprenor, Co-owner Ciel România
Citire: 3 minute
Articole publicate

Am innebunit cu totii cu digitalizarea asta a afacerilor. Se vorbeste mult despre digitalizare, post pandemie. Ba chiar si prim-ministrul vorbeste despre asta, ca si cum e o chestie pe val, chiar moderna si noua. Da, pentru institutiile de stat o fi, dar pentru noi, cei din „teren” e o nevoie basic, mai ales cand vrei sa faci scale up sau cand vrei sa stii, nu sa presupui.

Hai sa trecem in revista ce pare surprinzator pentru sefii de afaceri in timpul implementarii unui soft nou, complex, de tip ERP.

1.Nu decizia e cea mai grea, ci procesul de selectie

Pentru ca afacerea ta e dupa chipul si asemanarea ta. Tu stii procesele unice cel mai bine. Ce te diferentiaza de ceilalti. Ce anume poti automatiza intr-un soft si ce anume e esential sa ramana la oameni, ca factorul uman sa faca diferenta pentru clientii tai.

Deci stii ca iti trebuie, iti asumi decizia, dar nu si procesul de selectie. Pentru ca esti ocupat, mereu apar incendii si tot felul de situatii operationale, din senin, care au nevoie de asistenta ta. Dar tocmai asta e argumentul principal pentru care TREBUIE sa gasesti softul potrivit, ca sa iti ia operationalul asta inoportun din activitatea ta zilnica.

Sa previi, nu sa stingi incendii. Si daca nu aloci timpul ca sa vezi efectiv cum s-ar aseza procesele tale pe softul respectiv, vei pierde indubitabil mai mult timp ulterior ca sa te lamuresti, dar sigur ca vei pierde si bani.

2. Implementarea poate sa fie scurta sau de durata, in functie de cat de complex e softul ales

Procesul de selectie te implica pe tine, dar pentru procesul de implementare poti sa delegi. Daca ai resursele. Daca nu ai resursele, well, din pacate si aici va trebui sa te implici. Sigur, daca ai un business mic de comert online, de exemplu, implementarea initiala dureaza putin. Apoi, daca esti organizat si iti introduci noile produse de cate ori le primesti de la furnizori, lucrurile se intampla corect si usor. Iar ca sa te integrezi cu ce vede clientul tau pe site, aici poate sa fie o chestiune de ore initial si apoi nicio interventie a ta, ulterior.

Dar daca ai un business mai mare, implementarea este un proces. Se poate face pe pasi, poti incepe de la contabilitate catre business sau invers. Oricum ar fi, candva pe parcursul procesului de implementare, e nevoie sa fii prezent, mai ales pentru rapoarte, cifre, analize comerciale sau financiare pe care iti doresti sa le ai cu efort minim.

3. Echipa poate frana decizia sau implementarea

 Un alt inoportun cu care te poti intalni in procesul de digitalizare a afacerii tale este faptul ca echipa, oricare ar fi cultura organizationala, nu va fi neconditionat si invariabil cu tine in procesul asta. Putini sunt angajatii care iti vor spune franc ca nu le place schimbarea sau si mai putini sunt cei care vor imbratisa implementarea care implica efort din partea lor. Se zice ca cea mai scurta cale e cea batatorita.   

 Dar sa stii ca tehnologia tocmai asta trebuie sa faca pentru tine, sa iti dea ocazia sa ai timp sa gasesti cai noi, pe care echipa si implicit firma ta nu au mai fost inainte. Ca facand lucrurile la fel, vei obtine aceleasi rezultate. Iar schimbarea digitalizarii poate sa iti aduca control, transparenta si luciditate. Vei sti ce produse se vand bine, vei lua usor decizii sa renunti, inchizi directii. Iar lucrurile astea sunt esentiale pentru mersul afacerii si echipa le va intelege, daca le explici dinaintea procesului de implemetare. Trebuie sa faci TU asta, nu furnizorul de soft.

4. Functionalitatile conteaza cel mai mult

Sa iti dau un exemplu: toti producatorii de soft de stocuri pot sa spuna ca se integreaza cu site-ul tau. Dar nu toti fac asta pana la capat. Poti trimite usor o factura clientului care a cumparat din e-shop-ul tau, dar apoi poti pierde timpul sa iti actualizezi stocurile manual. Sau sa nu poti organiza produsele pe tip sau pe furnizor, sa stii de unde e cel mai profitabil sa cumperi.

Si inca ceva: contabilitatea conteaza sa fie in acelasi soft cu cel pe care il folosesti tu, fie ca ai un contabil intern, fie ca ai externalizat serviciul asta. Da, e important pentru contabil, ca el va lucra mai putin, iar importurile pe aceleasi structuri sunt usor de facut, se pot automatiza. Dar e foarte important si pentru tine pentru ca vei vrea, mai devreme sau mai tarziu, sa vezi o analiza financiara, o balanta, un profit and loss sau un cash flow. Si ar fi bine sa vrei cat mai curand, sa nu afli ce inseamna ele the hard way, cand sunt diferente mari intre ele ori cand in teorie stai super bine, dar in cont nu ai bani sa platesti angajatii.

5. Daca nu automatizezi, vei ramane in urma

„Cel mai bun” sau „cel mai modern” nu inseamna nimic concret. Ce te ajuta sunt explicatii exacte despre ce face softul pentru tine. Si cel mai important in zilele noastre e timpul. Si pentru ca nu ai timp de nimic, nu ai nici energie, sa primesti business-ul in ansamblu. Sa te asiguri ca directia e a ta, nu a vantului.

 Un soft trebuie sa iti ia de pe cap chestiuni simple, basic, cum e facturarea recurenta sau notificarile catre clientii care sunt in urma cu platile ori trimiterea de documente de vanzare.

Sa stii ca un soft bun poate sa faca MULT mai mult pentru tine. Poate sa automatize procese unice din afacerea ta, raportari zilnice sau statusuri actualizate de clienti, produse, vanzari. Ba, mai mult, tehnologia RPA (robotic process automation) vine din urma, deci facturarea recurenta e ceva basic deja. Tehnologia se schimba rapid si stii deja ca o poti folosi sa ai control, sa ai mai mult timp si poate chiar sa ai un avantaj concurential.

6. „Softurile costa mult” e gresit

Verifica singur preturile, cere cotatii si devize. Vei avea surprize placute.

E larg raspandita perceptia ca ERP-ul are costuri mari – si initiale, dar si de suport post vanzare. Insa sa stii ca sunt softuri integrate care te vor costa cateva sute de euro pe an. Sau softuri care fac multe lucruri automatizat si care te vor costa 100 de euro pe an. Adica mai putin de 10 euro pe luna. Scump? Sigur ca nu e. Mai ales ca vei primi timp si tu sau oamenii tai, dupa caz, veti avea timp de altele, pe care le tot amani ca „nu e timp”.

Informatiile astea uneori ne par evidente noua, producatorilor de soft. Dar evidentul antreprenorilor din teren nu e acelasi cu al nostru, cei care facem softuri.

Asa ca, te rog, draga business owner, nu uita sa pui intrebari. Sa ceri multe informatii, ca sa iti creezi asteptari realiste, sa intelegi inainte sa te apuci de treaba cat timp consuma implementarea, cat dureaza trainingul utilizatorilor, in ce fel te afecteaza trecerea la noul sistem.

Si nu uita, ca decizia o poti lua azi, dar softul cel mai adesea se implementeaza planificat. Ca orice e bun, durabil, de incredere. Cand vrei sa ai rezultate exceptionale si sigure pregateste atent schimbarea!

Sursa foto: Shutterstock.com

Ti-a placut articolul? Da-l mai departe pe:
Solutii pentru
contabili
Solutii pentru
antreprenori
Recomandarile clientilor
Recomandarile noastre

Suntem prima companie din Romania specializata in solutii software financiar-contabile la cheie, insotite de servicii profesionale de Asistenta Tehnica. De peste 25 de ani, dezvoltam cele mai performante programe de contabilitate, gestiune comerciala, salarii, imobilizari, audit, revizuire si facturare. In completarea aplicatiilor software stabile, usor de utilizat, perfect adaptate afacerii tale, iti asiguram cele mai complexe servicii de Asistenta Tehnica. Cei peste 25 de ani de experienta inseamna:
  • Peste 50 000 de utilizatori;
  • Peste 150 de proiecte educationale si de responsabilitate sociala;
  • Cele mai bune aplicatii software financiar-contabile din 1991;
  • Cel mai vandut software de contabilitate din Romania;
  • Cel mai performant software financiar-contabil integrat: CIEL V7;
  • Cel mai complex portofoliu de servicii;
  • Solutia completa pentru gestiunea afacerii tale.

span itemprop="telephone">021 9341

Email:ciel@ciel.ro

Bulevardul Unirii, Nr.11, sector 4,040102 Bucuresti RO