Arhivarea documentelor: ce trebuie sa stie un antreprenor la inceput de drum

arhivarea documentelor contabile
11 ianuarie 2022
Antreprenor, Co-owner Ciel România
Articole publicate

In Ordinul Ministerului Finanţelor Publice nr. 2634/2015 se regasesc toate informatiile importante pe care orice antreprenor trebuie sa le ia in calcul in ceea ce priveste modul de pastrare si arhivare a documentelor contabile.

Important de retinut este faptul ca aceste documente se impart in functie de numarul de ani ce trebuie pastrate: cinci, zece si cincizeci de ani. In randurile urmatoare vei descoperi tot ce ai nevoie sa stii despre acest proces, precum si locurile in care poti arhiva documentele contabile astfel incat sa nu ai nicio problema.

1. De ce trebuie arhivate documentele contabile?

Potrivit Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015, este obligatoriu ca, orice antreprenor care are o entitate econimica, sa arhiveze documentele contabile utilizand niste formulare financiar-contabile potrivite. In functie de specificul lor, acestea trebuie tinute un anumit numar de ani, precum si intr-un anumit format, in functie de preferinte: suport tip hartie sau in format electronic, fiecre aducand avand o serie de beneficii.

Daca obligativitatea de pastrare si prezentare a datelor arhivate nu este respectata, acest fapt reprezinta o contraventie sanctionabila cu amenda. Astfel, orice agent economic mare si mijlociu va fi sanctionat cu o amenda intre 12.000 lei si 14.000 lei, iar cei mici sau persoanele fizice intre 2.000 si 3.500 lei. 

2. Care este termenul de pastrare a documentelor contabile?

Orice societate comerciala, companie nationala, societate cooperatista, institutie publica, subunitate fara personalitate juridica sau regie autonoma, este nevoita sa pastreze, in total, peste 20 de acte contabile. Acestea se impart in functie de numarul de ani ce trebuie arhivate:

3. Cum se poate face arhivarea documentelor contabile?

In mod normal, arhivarea documentelor trebuie facuta pe suport de hartie. Insa, Ordinul MFP nr. 2.634/2015 spune ca exista si posibilitatea pastrarii documentelor si in format electronic, mult mai simplu si mai usor.

In cazul pastrarii lor in format fizic, pe suport de hartie, firmele trebuie sa respecte cateva reguli importante. Acestea trebuie sa fie grupate sistematic in dosare, in ordine cronologica, numerotate si snururite. De asemenea, toate dosarele trebuie sa fie puse in niste spatii sigure, bine organizate, unde nu se pot degrada, distruge sau sustrage.

De asemenea, orice dosar sau document intrat in arhiva trebuie trecut in Registrul de evidenta, potrivit aceluiasi Ordin MFP.

Daca nu vrei sa iti bati capul cu arhivarea documentelor si cu grija de a ramane intacte, orice antreprenor poate face un contract cu o firma autorizata care presteaza servicii arhivistice si care se poate ingriji de pastrarea documentelor. Bineinteles, aceasta varianta va implica niste costuri anuale in plus.

Varianta arhivarii electronice este cea mai usoara si simpla metoda de pastrare a documentelor. In primul rand aceasta va aduce o reducere semnificative de costuri, dar si o eficientizare a muncii agentilor economici. 

De asemenea, pentru a-i fi si mai usor oricarui antreprenor la inceput de drum, soft-ul CIEL Conta vine in ajutor pentru emiterea documentelor contabile. Nu se vor mai pierde ore bune de introducere a datelor intr-un sistem de contabilitate, ci totul se va automatiza intr-un soft special gandit pentru eficientizarea si productivitatea muncii. 

In concluzie, este important sa cunosti care sunt documentele principale pe care trebuie sa le arhivezi, precum si care este perioada de pastrare a lor. Este important sa respecti acesti pasi astfel incat, in orice moment ai avea nevoie, sa poti accesa rapid toate informatiile si documentele din trecut. Bineinteles, acestea pot fi aratate atunci cand ai nevoie de ceva specific firmei, la cererea unor institutii sau chiar si in instanta, pentru a dovedi respectarea legii. 

Ti-a placut articolul? Da-l mai departe pe:
Solutii pentru
contabili
Solutii pentru
antreprenori
Recomandarile clientilor
Recomandarile noastre

Suntem prima companie din Romania specializata in solutii software financiar-contabile la cheie, insotite de servicii profesionale de Asistenta Tehnica. De peste 25 de ani, dezvoltam cele mai performante programe de contabilitate, gestiune comerciala, salarii, imobilizari, audit, revizuire si facturare. In completarea aplicatiilor software stabile, usor de utilizat, perfect adaptate afacerii tale, iti asiguram cele mai complexe servicii de Asistenta Tehnica. Cei peste 25 de ani de experienta inseamna:
  • Peste 50 000 de utilizatori;
  • Peste 150 de proiecte educationale si de responsabilitate sociala;
  • Cele mai bune aplicatii software financiar-contabile din 1991;
  • Cel mai vandut software de contabilitate din Romania;
  • Cel mai performant software financiar-contabil integrat: CIEL V7;
  • Cel mai complex portofoliu de servicii;
  • Solutia completa pentru gestiunea afacerii tale.

span itemprop="telephone">021 9341

Email:ciel@ciel.ro

Bulevardul Unirii, Nr.11, sector 4,040102 Bucuresti RO