Cat de utile sunt soft-urile de automatizare a task-urilor? – Ghid CIEL Romania
De Bogdan Gradinaru, Director Dezvoltare Produse CIEL Romania
Exista tendinta de a sustine ca automatizarea are scopul de a inlocui munca umana si, implicit, afectarea locurilor de munca ale oamenilor. Din punctul meu de vedere, este o teama artificiala, avand in vedere ca scopul solutiilor de automatizare a diverselor procese din cadrul afacerilor este de a maximiza anumite rezultate, in conditiile in care cererea clientilor creste constant de la an la an.
Cu cat cererea creste, cu atat apar sarcini din ce in ce mai complexe si necesitatea de a sustine intensiv, prin munca, aceste sarcini.
Sigur, exista nevoia ca angajatii sa devina mai flexibili, mai adaptabili si sa renunte la activitati mecanice, de uzura, cand acestea ar putea fi automatizate. Deci, obiectivul automatizarii este preluarea unor sarcini, procese manuale, din mana oamenilor, astfel incat acestia sa se poata concentra pe alte activitati care nu ar putea fi automatizate.
S-au schimbat atat de multe in ultimii 30 de ani incat progresul tehnologic pur si simplu nu ne mai permite sa stagnam. Cu siguranta nici tu nu vrei ca afacerea ta sa stagneze!
Dar de ce automatizare? Care sunt beneficiile reale ale tale si ale afacerii tale daca apelati la soft-uri de automatizare?
Am extras 5 dintre avantajele pe care noi le-am resimtit in cadrul CIEL Romania si pe care clientii ni le comunica constant de cand au inceput colaborarea cu noi:
- Consistenta si coerenta datelor
Nevoia de calitate a depasit de mult cantitatea, insa necesitatea de a sustine un raport cantitate – calitate echilibrat, astfel incat sa poti asigura un raspuns rapid la nevoile clientilor tai, iti solicita o strategie care implica automatizarea proceselor.
Iti doresti clienti multumiti, iar pentru acest lucru ai nevoie sa livrezi constant produse de inalta calitate si servicii care sa ii faca fericiti.
In ceea ce priveste calitatea, automatizarea te asigura ca fiecare actiune este realizata identic, generand rezultate conform cerintelor clientilor, fiabile.
Corenta este asiguranta prin faptul ca automatizarea iti garanteaza acelasi nivel de calitate al serviciului pe care il oferi.
Aceasta garantie a calitatii si coerentei, insotita de economia de timp, adica eficienta, iti permite sa dezvolti produse de calitate superioara, mai complexe, fara a-ti genera cresteri in timpul de executie sau cresteri ale costului de productie.
2. Economie de timp
Orice munca prestata manual are nevoie de timp si de resurse umane implicate. Adica ai doua pierderi: timp si resursa.
Mai mult, aceste sarcini manuale au nevoie sa fie realizate liniar de oameni care sunt predispusi la… erori, indiferent de experienta celui care executa sarcina. Pe langa asta, randamentul unui om este variabil, motiv pentru care capabilitatea de a efectua constant sarcinile la un standard inalt, scade.
Automatizarea reduce numarul de sarcini pe care angajatii tai ar trebui sa le faca manual. Acest lucru iti elibereaza timpul necesar pentru a lucra la produse si servicii care adauga valoare autentica afacerii, permitandu-ti sa fii mai inovator si sa cresti nivelul de motivatie al angajatilor tai.
De asemenea, automatizarea iti permite sa faci mai multe lucrari in aceeasi perioada de timp, crescand mult productivitatea.
3. Vizibilitatea asupra indicatorilor
Succesul continuu al unei afaceri depinde de dezvoltarea si implementarea unei strategii. Pastrarea avantajului competitiv necesita monitorizarea, evaluarea si modificarea constanta a strategiei – toate acestea depind de accesul la date corecte. Corectitudinea datelor depine de calitatea executiei proceselor.
Procesele automatizate sunt controlate de fluxuri de lucru definite, care functioneaza in mod constant si precis in cadrul oricarui calendar. Automatizarea furnizeaza solutii pentru a masura in orice moment succesul unei companii.
In functie de procesele alese pentru a fi automatizate (facturare, contabilitate, distributie, productie, vanzari etc.), indicatorii de performanta pot fi inregistrati si raportati pentru a avea acces la informatiile cheie necesare care te ajuta sa iei decizii rapide si valoroase.
4. Eficienta operationala imbunatatita
Prin definitie, eficienta descrie masura in care timpul investit, efortul sustinut, cat si costurile aferente executiei unui proces sunt aplicate in mod efectiv in cadrul sarcinii sau scopului propus.
Automatizarea proceselor reduce timpul necesar realizarii unei sarcini, efortul necesar pentru efectuarea acesteia si costul realizarii cu succes.
Automatizarea nu numai ca iti ofera siguranta ca sistemele vor functiona constant si eficient, dar te asigura ca erorile sunt eliminate si ca cele mai bune practici sunt valorificate in mod constant.
5. Reducerea costurilor
Sarcinile manuale, avand in vedere ca sunt efectuate la un moment dat si cu o viteza mai mica decat cele automatizate, vor costa mai mult. Automatizarea iti permite sa realizezi mai multe task-uri utilizand mai putine resurse. Elimini astfel sarcinile inutile si realiniezi pasii procesului pentru a optimiza fluxul de informatii dintre departamentele de productie, facturare, distributie. Aceasta ajustare a proceselor iti asigura performantele operationale si te ajuta sa reduci timpul de executie, cat si pe cel de livrare al produselor catre clienti.
Daca in acest moment nu esti sigur ca exista coerenta in procesele de business si ca nu exista fiabilitate in cadrul fluxurilor de lucru care sa te asigure ca procesele esentiale sunt executate corect, atunci a venit momentul sa apelezi cu incredere la soft-urile care iti pot asigura solutii de automatizare.
