Codul CAEN – baza de date completa a tuturor activitatilor dintr-o economie

Cu siguranta ca atunci cand vine vorba de infiintarea unei firme sau doar a unei PFA, printre intrebarile pe care ti le poti pune in calitate de antreprenor este si cea referitoare la codul sau codurile CAEN pe care trebuie sa le alegi. De fapt, este vorba despre declararea si inscrierea in actul de infiintare a persoanei juridice a unei activitati sau a unui set de activitati care, conform declaratiei intreprinzatorului, vor face parte din obiectul de activitate al entitatii. 

Nevoia de a clasifica si codifica activitatile din cadrul unei economii a aparut ca urmare a multiplicarii atat a intensitatii, cat si a distributiei numerice a intreprinderilor care efectueaza, mai mult sau mai putin, aceleasi activitati. Statisticile oficiale nu mai aveau posibilitatea fizica de a inregistra date disparate si de a produce seturi de date statistice de buna calitate. De aceea, a fost introdusa o clasificare care sa poate realiza mai usor grupari pe anumite criterii ale diverselor activitati din economie. 

De asemenea, aceasta clasificare permite extragerea mai simpla a unor date necesare aflarii unor indicatori economici fundamental cum ar fi: nivelul productiei pe fiecare ramura economica, volumul capitalului in functie de activitati, tranzactiile sau cifrele de afaceri pentru fiecare domeniu din economie etc.

In acest articol vei afla cateva detalii interesante despre codul CAEN si modul in care acest veritabil ”codex” statistic ajuta la obtinerea unei imagini cat mai complete asupra economiei unei tari. 

1. Codul CAEN: definitie, istoric, acronim si alcatuire

Asa cum probabil ca deja stii, CAEN este un acronim al expresiei Clasificarea Activitatilor Economiei Nationale si, asa cum ilustreaza si denumirea, reprezinta un nomenclator care contine tot ceea ce se petrece in cadrul vietii economice a unei tari pe ramuri de activitate, sub-ramuri si pana la un anumit nivel de specificitate. Practic, vizualizand CAEN-ul poti sa stii cam tot ce se produce sau se tranzactioneaza in tara, de la extractia materiilor prime, la fabricarea materialelor si bunurilor, pana la vanzarea acestora dar si activitati cu rol educativ, servicii, constructii, transport, logistica, activitati financiare, administratie publica, sanatate si cultura. 

Altfel spus, nomenclatorul CAEN reprezinta un fel de manual de utilizare al intregii activitati dintr-un stat. Acest instrument este unul de natura statistica deoarece principalul sau scop este de a servi la o mai buna observare si cunoastere a miscarilor de natura economica sau tranzactionala ori ocupationala, la nivel general, si de a servi la alcatuirea unui tablou general al tarii din punct de vedere economic si social.

Ca orice clasificare statistica, CAEN are un set de caracteristici specifice care ii definesc insusi modul de alcatuire si de prezentare. Astfel, in primul rand, instrumentul acopera in mod plenar domeniile de activitate si nu exclude nici o activitate relevanta din punct de vedere socio-economic. 

In al doilea rand, prin codul CAEN fiecare activitate este catalogata in entitati de clasificare non-redundante, adica unice prin carcatersiticile specifice. In al treilea rand, organizarea datelor este facuta intr-un mod detaliat, dar care este agregat ierarhic in capitole, subcapitole, clase, etc. pentru ca lucrul cu manipularea si extragerea datelor sa fie usor de facut si de folosit in diverse scopuri statistice. 

In fine, in ultimul rand, principiile care stau la baza clasificarii activitatilor cuprinse in CAEN au o natura omogena, identica pentru intregul continut si pentru toate ramurile atinse.

Institutul National de Statistica al Romaniei este institutia abilitata care s-a ocupat cu infiintarea CAEN dupa anul 1989 odata cu trecerea la o economie de piata, desigur cu sprijinul Oficiului National al Registrului Comertului (ONRC) dar si al Camerelor de Comert Industrie si Agricultura din tara ca prime institutii de contact direct cu activitatile economice si diversitatea acestora. 

Este de mentionat ca si inainte de aceasta data exista o clasificare oarecum similara ce purta deumirea de CREN sau Clasificarea Ramurilor Economiei Nationale, ce a fost implemantata in anii 1960. 

Trecerea la economia de piata si diversificarea masiva a activitatilor a facut necesara in anii 1990 transformarea CREN intr-un instrument actualizat si adaptat la noile realitati economice dar si cu NACE sau Nomenclatorul Activitatilor din Comunitatea Europeana. Armonizarea cu acest instrument de nivel comunitar presupune si alinierea modului de clasificare care este identic deci cu cel de nivel european, iar din acest punct de vedere, CAEN poate fi sursa si pentru ISIC (Clasificarea Internationala Standard a Activitatilor), nomenclator de nivel global sustinut de departamentul de statistica al ONU. 

Din 2008 in Romania este valabil CAEN rev.2 – o versiune revizuita in acord cu noile realitati economice, dar si cu metodologiile statitsice ale Uniunii Europene la care tara noastra a aderat in 2007.     

1.1. Ce este si ce inseamna un cod CAEN al unei firme sau PFA?

La infiintarea unei firme sau PFA, unul din primele lucruri pe care antreprenorii trebuie sa le aiba in vedere este stabilirea codului CAEN care va constitui obiectul principal de activitate al noii entitati. Chiar daca este vorba de un magazin online care vinde o mare varietate de produse, infiintarea firmei care detine respectivul shop online va avea un singur obiect principal de activitate. 

Codul CAEN al noii firme va fi inscris si pe certificatul de inregistrare fiscala (CUI) emis de Oficiul Registrului Comertului. De retinut, in acest sens, ca legislatia impune ca o firma sau o PFA sa detina un singur obiect de activitate principal. Desigur exista posibilitatea ca noua persoana juridica sau persoana fizica autorizata sa poata inscrie in statut si sa desfasoare un numar mai mare de alte activitati dar care vor fi denumite obiecte de activitate secundare. 

Desigur, inscrierea obiectelor de activitate in statutul de infiintare al entitatii la Registrul Comertului cu clasele CAEN alese initial nu este de natura a crea un cadru rigid, care sa nu poata fi modificat de-a lungul timpului. Antreprenorii pot decide, in functie de dinamica pietei, de cerere, sau de alti factori de natura economica sau personala sa modifice oricand pe parcurusl existentei persoanei juridice sau PFA-ului atat obiectul principal de activitate cat si obiectele secundare. 

Modificarile obiectului de activitate, respectiv schimbarea codurilor CAEN inscrise initial se pot face prin actualizari ale actului constitutiv initial, prin acte aditionale, desigur cu perceperea unor taxe de catre Oficiile Registrului Comertului. 

1.2. Cate coduri CAEN poate avea o persoana juridica?

Trebuie sa retii ca un SRL, de exemplu, poate avea un numar nelimitat de obiecte de activitate secundare, avand posibilitatea sa inscrie in actul constitutiv intregi clase din CAEN, cu precizarea ca exista si anumite firme care, daca activeaza in anumite domenii (de tipul creditarii, de exemplu) au obligatia sa detina un obiect de activitate unic. PFA-urile in schimb, nu pot avea mai mult de 5 obiecte de activitate secundare, conform legislatiei in vigoare. 

Exista practica, cel putin in cazul SRL-urilor de a inscrie cat mai multe obiecte secundare de activitate pe langa cel principal, uneori pe unele acte constitutive existand intregul cod CAEN permis de lege pentru activitatile economice private. Desigur, aceasta practica nu este gratuita, iar cu cat mai multe treci in statut cu atat mai mare va fi taxa de inregistrare a firmei. 

De mentionat ca la inscrierea unei firme la Registrul Comertului, taxa initiala include un numar de cinci domenii secundare de activitate (coduri CAEN). Tot ceea ce trece de acest numar va fi taxat suplimentar in functie de tarifele in vigoare la momentul inscrierii.  

De mentionat ca in cadrul firmelor cu o activitate diversificata si cu cifre de afaceri mari si operatiuni comerciale complexe, urmarirea si gestionarea eficienta a activitatii poate fi anevoioasa. Din acest motiv se apeleaza tot mai des la solutii software avansate, cum este cazul CIEL ERP cu ajutorul carora pot fi mentinute sub control toate ramurile de actiune a firmei pe coduri CAEN de clasificare sau dupa alte criterii particularizate. 

2. Lista claselor codurilor CAEN si criteriile pe baza carora s-a ajuns la o astfel de clasificare

Alcatuirea CAEN se face pe baza mai multor criterii si principii dar, deoarece activitatile din cadrul economiei nu pot fi perfect identice, se tine cont de indeplinirea a cel putin doua elemente principale. 

Primul element avut in vedere este ca o clasa CAEN sa fie reprezentativa pentru cea mai mare parte a intreprinderilor cuprinse in aceasta, chiar daca pot exista mici diferente ale modelelor concrete de business. 

Al doilea element principal pe baza caruia se construieste CAEN este ca o clasa sa aiba in componenta sa toate unitatile care produc majoritatea bunurilor sau servciilor avute in vedere la primul element. 

Clasele CAEN permit astfel clasificarea coerenta a sectoarelor economiei, a entitatilor productive (firme producatoare sau presatatoare de servicii).  

In ceea ce priveste criteriile pe baza carora se face clasificarea CAEN, este de mentionat ca statistica oficiala nu tine cont in codificarea activitatilor de forma de proprietate (privata sau de stat) sau de forma juridica (SA, SRL, SNC, PFA, etc.) a entitatilor in discutie. Toate persoanele juridice sau fizice autorizate care produc bunuri sau presteaza servicii de aceeasi natura sunt trecute in clasificare la un loc indiferent daca firma este o regie autonoma cu capital integral de stat, o firma mixta cu capital privat si actionar minoritar din partea statului sau integral privata. 

De asemenea, nu se fac deosebiri dupa mijloacele de productie folosite in obtinerea bunurilor sau serviciilor sau dupa tehnologia mai avansata sau mai rudimentara de producere a acestora. De exemplu, o fabrica integral robotizata va fi incadrata la acelasi cod CAEN de activitate cu o unitate care foloseste munca manuala a muncitorilor. 

In final, nu este luat in considerare in cadrul CAEN nici scopul mercantil sau non-comercial al entitatilor recenzate. 

3. Grupe, clase si coduri CAEN – elementele structurale ale Clasificarii Activitatilor din Economia Nationala

Codurie CAEN sunt insiruiri de cate 4 litere si cifre fiecare din ele reprezentand o codificare de nivel de specificitate descrescatoare. 

Astfel, orice cod CAEN incepe cu o litera a alfabetului care noteaza sectiunile in care sunt grupate activitatile din economia nationala. De exemplu, litera G reprezinta in CAEN rev.2 toate activitatile de “comert cu ridicata si cu amanuntul; repararea autovehiculelor si motocicletelor”

Urmeaza un cod alcatuit din doua cifre care reprezinta diviziunea activitatilor. De exemplu, Sectiunea G > Diviziunea 45 – “Comert cu ridicata si cu amanuntul, intretinerea si repararea autovehiculelor si a motocicletelor”.

Al treilea etaj de specificitate al codului CAEN este tot o cifra care se adauga primelor 2 niveluri si alcatuieste astfel o grupa de activitati. De exemplu: Grupa 451 – “Comert cu autovehicule”.

In final, al patrulea palier de specificitate consta in adaugarea inca a unei cifre care impreuna cu sistemul de notatie anterior alcatuiesc o clasa individualizata de activitati. De exemplu: 4511 – “Comert cu autoturisme si autovehicule usoare (sub 3,5 tone)”. 

In final codul CAEN complet al activitatii la care se doreste incadrarea unuei firme care se ocupa cu comertul de autovehicule usoare, conform exemplelor de mai sus va arata astfel: F-4511.  

In concluzie, clasificarea activitatilor prin coduri CAEN este un instrument util pentru obtinerea unui tablou de ansamblu al activitatii economice si sociale la nivelul tarilor dar si la nivel global, iar prin extragerea unor informatii si combinarea cu seturi de date ale statisticii se poate evalua starea de sanatate a unor sectoare economice individuale sau evolutiile si schimbarile ce au loc pe ramuri economice in timp. 

Sursa foto: Shutterstock.com