Cum sa faci inventarierea corect inca de la inceputul afacerii tale

inventarierea
28 iunie 2021
Antreprenor, Co-owner Ciel România
Citire: 3 minute
Articole publicate

Ca antreprenor, este important sa fii informat din timp cu privire la aspectele importante ce tin de buna functionare a afacerii tale. Daca esti la inceput in afaceri, poate fi coplesitor sa tii pasul cu toate activitatile. Cum inventariatul nu este cel mai usor proces, iata aici cateva informatii foarte utile pentru un inceput de drum stabil si in conformitate cu legislatia de inventariere.

Conceptul de inventariere: ce inseamna, ce presupune si ce cuprinde legislatia

Inventarierea bunurilor poate fi o corvoada. Ca sa intelegi tot procesul, porneste de la a afla ce inseamna inventariere, de ce se face inventarierea, care este legislatia pentru inventariere si ce este o lista de inventar.

1.1 Inventarierea: definitie

Inventarierea reprezinta procedeul contabil prin intermediul caruia se inregistreaza cantitativ si valoric existenta elementelor patrimoniale/contabile ale unei institutii, fie ca ele apartin sau se afla temporar in gestiunea institutiei respective.

Inventarierea are urmatoarele scopuri principale:

Cand se efectueaza inventarierea? Inventarierea se face la anumite perioade de timp stabilite, in general la sfarsitul anului. Ca antreprenor, poti alege cand si de cate ori se face inventarierea, insa exista si unele situatii stabilite prin lege cand aceasta este trebuie efectuata in mod obligatoriu, situatii care vor fi detaliate ulterior in acest articol.

1.2. Ce este o lista de inventariere si ce cuprinde o lista de inventar

Lista de inventariere este documentul intocmit in procesul de inventariere, centralizand toate datele implicate. Cum? In primul rand, lista de inventariere reprezinta atat un document ce cuantifica concret bunurile aflate in patrimoniul companiei. In al doilea rand, aceasta lista de inventariere este un document justificativ al evidentei magaziilor sau a plusurilor si minusurilor constatate.

Lista de inventariere se intocmeste intr-un exemplar si trebuie semnata de toti membrii comisiei de inventariere si de gestionar. Spatiile libere trebuie barate, pentru securitate (pentru a nu putea fi completate ulterior).

Pe o lista de inventariere nu se admit stersaturi. Ca sa eviti erorile, este de ajutor sa stii ca lista de inventariere poate fi intocmita si digital, daca alegi sa folosesti sisteme informatice de prelucrare a datelor, cat timp aceasta cuprinde toate elementele. Astfel, daca folosesti un soft de gestiune, iti va fi destul de usor sa intocmesti acest document de care multi antreprenori fug, deoarece inventarierea stocurilor din gestiune iti va lua putin timp.

Listele de inventariere se întocmesc:

Ce se trece in registrul inventar? O lista de inventar trebuie sa contina in mod obligatoriu urmatoarele elemente:

Aceasta lista de inventariere va trece pe rand pe la comisia de inventariere, la gestionar, la departamentul de contabilitate si la conducatorul unitatii, pentru ca in final sa se arhiveze in compartimentul financiar-contabil.

1.3. Legea inventarierii

Este important sa stii cine trebuie sa efectueze inventarierea. Conform legislatiei de inventariere, sunt obligate sa efectueze inventar urmatoarele categorii:

Conform Legii Contabilitatii nr. 82/1991, careia i s-au adaugat completari de-a lungul timpului, entitatile mentionate mai sus au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute. Nerespectarea acestei obligatii este considerata contraventie, fiind sanctionata cu o amenda de pana la 5.000 lei.

Tot aceasta lege stabileste ca responsabili pentru inventarierea la institutiile publice sunt administratorul, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii entitatii. Aceste persoane vor aproba proceduri scrise, pe care la vor transmite ulterior comisiilor de inventariere. Daca apelezi la un sistem de gestiune a stocurilor de la Ciel, vei avea un ajutor pe partea de legislatie din partea asistentului Cielito, astfel incat reglementarile si articolele legislative vor fi mult mai usor de inteles si respectat.

Inventarierea anuala este reglementata prin O.M.F.P. nr. 2861/2009. Aceasta reglementeaza o exceptie referitoare la entitatile care au stabilit exercitiul financiar diferit de anul calendaristic. In acest caz, rezultatele inventarierii anuale vor fi introduse in bilantul financiar corespunzator exercitiului financiar stabilit.

Conform O.M.F.P. nr. 2861/2009, in situatia in care inventarierea se desfasoara pe parcursul anului, se vor lua in considerare datele cuprinse intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar.

2. Etapele inventarierii

Afla care sunt metodele de inventariere utilizate si care este procedura de inventariere. Totodata, Pentru a intelege mai bine ce reprezinta inventarierea obiectelor de inventar, afla ce sunt obiectele de inventar.

2.1. Metode de inventariere

Inventarierea poate fi:

De asemenea, inventarierea poate fi planificata, conform unui program stabilit la nivel de intreprindere, sau inopinata, atunci cand organele competente decid sa efectueze un control fara a anunta in prealabil.

2.2. Ce sunt obiectele de inventar

Ca antreprenor aflat la inceput de drum, poti avea nedumeriri cu privire la ce sunt obiectele de inventar, intrucat acestea nu sunt reglementate clar in Codul Fiscal.

Codul Fiscal ofera, insa, lamuriri cu prive la „mijloacele fixe”. Acestea reprezinta orice bun utilizat in productie, livrare de bunuri sau in prestarea de servicii, daca au o valoare egala sau mai mare de 2.500 lei si daca au o durata normala de utilizare mai mare de un an.

Tot ce nu reprezinta mijloc fix este catalogat drept obiect de inventar. Pentru acestea nu se calculeaza amortizare, fiind recunoscute de catre contabilitate ca fiind o cheltuiala in momentul achizitiei.

2.3. Care este procedura de inventariere

Procesul de inventariere presupune 3 etape:

  1. Pregatirea pentru inventariere
  2. Inventarierea propriu-zisa
  3. Reflectarea rezultatelor

1. Pregatirea pentru inventariere

In aceasta etapa se formeaza comisia de inventariere, in numar de minim 3 persoane in cazul intreprinderilor mici, respectiv minim 5 persoane daca vorbim de intreprinderi mijlocii si mari.

Cine face parte din comisia de inventariere? In componenta comisiei sunt specialisti, reprezentanti ai administratiei si membri ai contabilitatii.

Daca ai o firma mica e important sa ai in vedere urmatoarele aspecte: doar in cazul intreprinderilor mici se accepta ca membru al comisiei de inventariere un contabil responsabil de contabilitatea firmei. De asemenea, doar pentru firmele mici se accepta ca membri ai comisiei de inventariere gestionari a caror valori materiale sunt supuse inventarierii. In calitate de conducator al unitatii, este responsabil pentru aprobarea comisiei si pentru stabilirea termenului in care va fi efectuata inventarierea propriu-zisa.

Urmatorul pas este inchiderea spatiilor unde se afla bunurile pentru care se face inventarul. In acelasi timp, se verifica exactitatea datelor, comparand inregistrarile de la contabilitate cu cele din evidenta operativa. In acelasi timp trebuie asigurata buna functionare a aparatelor de masura a greutatii.

2. Inventarierea propriu-zisa

In primul rand, este important sa stii ca prezenta intregii comisiei este obligatorie pe tot parcursul inventarierii propriu-zise. Aceasta se efectueaza pe fiecare loc de depozitare si pe fiecare gestionar, prezenta gestionarului fiind si ea obligatorie. In cazul in care aceste 2 conditii nu sunt indeplinite, inventarierea nu va fi valabila.

Inventarierea propriu-zisa presupune fie efectuarea de calcule tehnice, fie operatii de cantarire, masurare sau numarare, dupa caz. Bunurile inventariate vor fi inscrise in listele de inventariere.

Liste de inventariere separate:

3. Reflectarea rezultatelor

Odata terminat procesul masuratorilor si al calculelor, daca sunt intocmite listele de inventariere, urmeaza interpretarea si reflectarea asupra rezultatelor. Eventualele nereguli trebuie justificate.

3. Cand se face inventarierea: inventarierea anuala

Cu siguranta vei dori sa stii cand se efectueaza inventarierea si de cate ori se face inventarierea.

Inventarierea este obligatorie in urmatoarele situatii:

In ce perioada se face inventarierea anuala? De regula aceasta se face la sfarsitul anului, pentru o raportare mai usoara la timp, dar in anumite situatii in care tu ca antreprenor decizi, inventarierea anuala se poate face si in alta perioada. Insa, daca inventarierea se face mai devreme, este obligatoriu ca rezultatele obtinute sa fie introduse in bilanturile anuale ale anului fiscal respectiv.

Inventarierea anuala este reglementata prin O.M.F.P. nr. 2861/2009, detaliata mai sus.

Acum ca te-ai familiarizat atat cu conceptul de inventariere, cat si cu normele de inventariere, si ai aflat cum se face inventarierea, nu ramane decat sa aplici in afacerea ta si sa te bucuri de proces. Desi poate parea un aspect ce iti va da batai de cap, nu uita ca esti unicul responsabil de propria afacere si de bunul parcurs al acesteia.

Ti-a placut articolul? Da-l mai departe pe:
Solutii pentru
contabili
Solutii pentru
antreprenori
Recomandarile clientilor
Recomandarile noastre

Suntem prima companie din Romania specializata in solutii software financiar-contabile la cheie, insotite de servicii profesionale de Asistenta Tehnica. De peste 25 de ani, dezvoltam cele mai performante programe de contabilitate, gestiune comerciala, salarii, imobilizari, audit, revizuire si facturare. In completarea aplicatiilor software stabile, usor de utilizat, perfect adaptate afacerii tale, iti asiguram cele mai complexe servicii de Asistenta Tehnica. Cei peste 25 de ani de experienta inseamna:
  • Peste 50 000 de utilizatori;
  • Peste 150 de proiecte educationale si de responsabilitate sociala;
  • Cele mai bune aplicatii software financiar-contabile din 1991;
  • Cel mai vandut software de contabilitate din Romania;
  • Cel mai performant software financiar-contabil integrat: CIEL V7;
  • Cel mai complex portofoliu de servicii;
  • Solutia completa pentru gestiunea afacerii tale.

span itemprop="telephone">021 9341

Email:ciel@ciel.ro

Bulevardul Unirii, Nr.11, sector 4,040102 Bucuresti RO