Factura fiscala – Ghid simplu pentru micii antreprenori

Factura fiscala
14 iulie 2021
Articole publicate

Ca antreprenor la inceput de drum, unul dintre primele aspecte de care te vei ingriji atunci cand vinzi un serviciu sau un produs este sa eliberezi o factura fiscala. Dar care este, insa, definitia facturii fiscale? Conform Codului Fiscal, aceasta este un document contabil emis de persoanele fizice autorizate (PFA) si de societatile comerciale inregistrate ca intreprinderi mici si mijlocii, dar si de companii mari.

Factura are rolul de a sustine actiunile contabile si fiscale ale unei firme, aceasta fiind un instrument cu ajutorul caruia antreprenorul atesta o tranzactie, obligand clientul sa onoreze plata bunurilor sau a serviciilor de care a beneficiat in urma achizitiei.

Acest document se elibereaza atat in vederea evidentierii colectarii taxei pe valoarea adaugata, cat si pentru inregistrarea veniturilor generate de livrarea de bunuri si prestarea de servicii. Astfel, se intelege ca nu se pot elibera facturi de cei care nu platesc diverse taxe, sau mai bine zis, de persoanele fizice care nu opereaza sub nicio forma juridica.

Emiterea de facturi fiscale trebuie facuta in anumite conditii, va avea anumite elemente si va contine mai multe informatii pentru a putea fi introdusa in contabilitate si pentru ca firma sa fie in deplina legalitate.

Mai jos vei gasi un ghid care incearca sa raspunda cat mai multor intrebari legate de factura fiscala, tipurile si continutul acesteia.

1. Factura fiscala – tipuri, emitere si inregistrare

Invoice in an open envelope. Unfilled, minimalistic form of the document. Payment and invoicing, business or financial operations sign. Template design in the flat style. Raster isolated icon

Ca mic antreprenor, unul dintre cele mai utilizare instrumente contabile cu care vei avea contact este factura fiscala, care se elibereaza in conformitate cu articolul 319 din Codul Fiscal. Aceasta poate avea forma fizica sau electronica, cea din urma fiind recunoscuta odata cu aderarea Romaniei la Uniunea Europeana.

Factura fiscala se elibereaza la livrarea de bunuri si/sau prestarile de servicii, in functie de specificul activitatii tale comerciale.

Emiterea facturii fiscale se face doar de catre societatile inregistrate in scopuri de TVA, iar daca operezi ca persoana fizica autorizata (PFA) poti obtine codul de platitor al taxei pe valoarea adaugata, astfel incat sa poti elibera acest document contabil.

In urma livrarii unor bunuri sau prestarii unui serviciu, va trebui sa eliberezi factura aferenta acestora cel tarziu pana in a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a fost generat TVA-ul.

Factura fiscala se intocmeste in urmatoarele situatii:

Asadar, ca intreprinzator va trebui sa eliberezi acest document fiecarui client in parte, atat celor carora le-ai livrat bunuri sau le-ai prestat diverse servicii, cat si celor care au platit avansuri.

Prin ordinul nr. 2634/2015 emis de Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF), fiecare societate desemneaza o persoana care va organiza, conduce si raspunde de contabilitatea firmei.

In cazul PFA-ului, contabilitatea poate fi tinuta si de catre cel care s-a inregistrat in acest scop la Registrul Comertului cu ajutorul unui software care va simplifica foarte mult emiterea si organizarea facturilor.

Daca esti la inceput de drum, te poti ghida dupa un exemplu de factura fiscala, insa cu ajutorul unui program care sa genereze aceste documente, lucrurile vor fi simplificate, astfel incat te vei putea concentra pe afacerea ta in loc sa te preocupe partea contabila a acesteia.

Exista mai multe tipuri de facturi care pot fi emise de firmele romanesti si destinate atat clientilor din tara si din strainatate.

Tipuri de facturi fiscale

Daca pana acum cativa ani factura fizica era cel mai raspandit tip de document fiscal folosit de firme pentru a justifica livrarea de bunuri sau prestarea de servicii, acum, cea electronica a devenit cel putin la fel de populara datorita aparitiei programelor de facturare care o pot genera.

Singura diferenta intre cele doua tipuri de facturi este ca prima va fi emisa pe suport de hartie, in timp ce cea de-a doua va fi eliberata cu ajutorul unui soft in format electronic, fiind mult mai usor de trimis, mai ales atunci cand ai clienti din afara tarii sau din localitati mai indepartate ale Romaniei.

Mai exista si factura simplificata care se poate emite daca valoarea acesteia, care va include si TVA-ul nu depaseste 100 de euro.

Principala diferenta dintre factura simplificata si cele fizice si electronice consta in faptul ca prima va contine mai putine elemente.

Pentru ca factura fiscala este un element important in desfasurarea unei activitati economice, ea trebuie sa contina anumite informatii despre bunurile si/sau serviciile vandute, precum si despre societatea care a emis-o.

2. Completarea facturii fiscale

Factura fiscala trebuie sa contina anumite informatii pentru a putea fi validata, astfel, urmatoarele elemente trebuie sa se regaseasca atat pe una in format fizic, cat si pe una electronica:

Aceleasi informatii vor aparea si pe factura electronica, neexistand diferente intre acestea.

Emiterea facturii electronice, insa, va avea alte cateva particularitati.  In primul rand, semnaturile de pe aceasta vor fi facute prin sisteme omologate, in conformitate cu Legea 148/2012, privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice.

Factura electronica are si urmatoarele caracteristici:

In cazul emiterii unei facturi simplificate, mai intai trebuie sa depui o cerere scrisa la Directia de Reglementari Contabile, careia ii trebuie alaturate o nota justificativa din care sa reiasa motivul solicitarii, precum si modelul documentului contabil care va fi folosit.

Factura simplificata va putea fi emisa doar dupa primirea unui raspuns pozitiv in acest sense.

Din punct de vedere al continutului, factura simplificata trebuie sa contina urmatoarele informatii:

Ceea ce trebuie sa ai in vedere in legatura cu factura simplificata este ca nu poate fi emisa in cazul livrarii de bunuri sau servicii intracomunitare (pe teritoriul Uniunii Europene).

Factura fiscala si mentiunile speciale

Exista anumite cazuri in care factura fiscala trebuie sa contina si alte informatii. Printre acestea, in cazul in care documentul este emis de beneficiar in numele furnizorului, trebuie adaugata mentiunea ,,autofactura’’.

De asemenea, atunci cand se aplica scutiri de taxe, se va face trimitere la Directiva Europeana 112, iar in cazul in care un client este supus platii TVA-ului, se va mentiona ,,taxare inversa’’ pe factura.

Exista si situatii in anumite sectoare de activitate, precum turismul si al artei in care se vor face mentiuni speciale. Astfel:

In cazul in care emitentul este platitor de TVA, se va adauga sintagma „TVA la incasare” pe documentul fiscal. De asemenea, atunci cand se elibereaza mai multe acte pentru aceeasi operatiune, acestea trebuie mentionate in factura.

In ceea ce priveste cine semneaza factura fiscala, este bine sa stii ca articolul 155, alineatul 28 din Codul Fiscal prevede ca nici semnatura, nici stampila nu sunt obligatorii atat timp cat restul informatiilor se regasesc pe documentul emis.Daca in cazul companiilor mari, semnatura unuia din cei care se ocupa departamentul care livreaza bunuri poate fi necesara sau a oricarei persoane desemnate sa se ocupe de facturare, in cazul micilor antreprenori, chiar si al freelancerilor, lucrurile stau mult mai bine si sunt mult mai simple, acestia putand semna chiar ei facturile respective.

3. Modelul de factura si alte metode de a simplifica procesul

Tax payment concept. State Government taxation, calculation of tax return. Tax form with paper documents, forms, calendar, laptop, calculator. Pay the bills, invoices, payrolls. Raster illustration

Atunci cand esti la inceput de drum in antreprenoriat, cuprinderea tuturor informatiilor contabile poate fi dificila. Acum, insa, exista destul de multe solutii informatizate care te pot ajuta cu partea facturilor fiscale.

Ca om de afaceri aflat la inceput, poti opta pentru un soft de facturare gratuit care sa te ajute sa gestionezi tot ce tine de emiterea facturilor fiscale electronice fara a-ti crea probleme. Un astfel de program, iti poate fi util din mai multe puncte de vedere, printre care:

Pentru ca unele programe, cu precadere cele care se adreseaza afacerilor mici sunt gratuite, nu vei avea nici costuri suplimentare atunci cand esti in primele faze de dezvoltare a firmei tale. Pana si efortul logistic va fi unul minim, deoarece nu vei avea nevoie decat de un computer pentru a face setarile initiale si a crea contul, urmand ca facturile fiscale sa fie emise apoi de oriunde ai nevoie.

Emiterea facturii fiscale dintr-un astfel de soft este usoara si nu are nevoie de implicarea activa a unui contabil, astfel incat vei putea lasa sarcinile mai dificile acestuia, atunci cand alegi sa lucrezi cu un specialist.

Un astfel de sistem informatizat poate fi dublat chiar de un asistent virtual in contabilitate, mai ales ca in ultima vreme Inteligenta Artificiala a fost utilizata cu succes pe probleme de fiscalitate.

Acesta va putea prelua anumite sarcini ale contabilului sau chiar ale tale atunci cand ai nevoie. Astfel, de la crearea de rapoarte si gestiune si pana la sugestii de imbunatatire a metodelor de lucru plecand de la datele furnizate de tine, un robotel virtual, precum Cielito, este una dintre inovatiile facute pentru a-ti imbunatatii afacerea.

Factura fiscala este unul dintre cele mai importante documente contabile emise atat de micii intreprinzatori, cat si de marile companii, aceasta fiind folosita pentru a justifica tranzactiile. Astfel, persoanele fizice care nu au nicio forma juridica si nu sunt nici platitoare de TVA nu pot genera astfel de instrumente.

Exista doua tipuri de facturi fiscale: cea fizica si cea electronica, diferentele intre ele fiind minore si tinand mai mult de formatul in care sunt eliberate. Amandoua trebuie sa contina cateva elemente importante.

Pe langa cele doua, exista si factura simplificata care poate fi emisa in anumite situatii dupa un aviz favorabil din partea autoritatilor financiare si in baza unor solicitari care sa justifice cererea.

Factura fiscala se poate baza un model, insa ea poate fi generata si cu ajutorul unor programe specializate, care pentru micii antreprenori pot fi de mare ajutor. Ea trebuie sa fie completata de catre emitent si trebuie trimisa beneficiarului bunurilor sau serviciilor cel tarziu pana in a 15-a zi a urmatoarei luni.

Exista mai multe tipuri de tranzactii care sunt supuse eliberarii facturilor fiscale, asadar, la demararea unei afaceri este important sa vezi in ce situatii se emit acestea. Plecand de la faptul ca acesta este un document de baza in contabilitate, atunci cand esti la inceput de drum intr-o antrepriza de mici dimensiuni, un soft de facturare iti poate fi folos pentru a usura eliberarea acestora.

Sursa foto: Shutterstock.com

Ti-a placut articolul? Da-l mai departe pe:
Solutii pentru
contabili
Solutii pentru
antreprenori
Recomandarile clientilor
Recomandarile noastre

Suntem prima companie din Romania specializata in solutii software financiar-contabile la cheie, insotite de servicii profesionale de Asistenta Tehnica. De peste 25 de ani, dezvoltam cele mai performante programe de contabilitate, gestiune comerciala, salarii, imobilizari, audit, revizuire si facturare. In completarea aplicatiilor software stabile, usor de utilizat, perfect adaptate afacerii tale, iti asiguram cele mai complexe servicii de Asistenta Tehnica. Cei peste 25 de ani de experienta inseamna:
  • Peste 50 000 de utilizatori;
  • Peste 150 de proiecte educationale si de responsabilitate sociala;
  • Cele mai bune aplicatii software financiar-contabile din 1991;
  • Cel mai vandut software de contabilitate din Romania;
  • Cel mai performant software financiar-contabil integrat: CIEL V7;
  • Cel mai complex portofoliu de servicii;
  • Solutia completa pentru gestiunea afacerii tale.

span itemprop="telephone">021 9341

Email:ciel@ciel.ro

Bulevardul Unirii, Nr.11, sector 4,040102 Bucuresti RO