Statul de plata – ce este, ce cuprinde si de ce este important pentru afacerea ta

statul de plata
8 septembrie 2021
Antreprenor, Co-owner Ciel România
Citire: 3 minute
Articole publicate

Chiar daca esti antreprenor si ai un contabil care se ocupa de plata salariilor, este important sa stii ce inseamna un stat de plata.

Statul de plata sau statul de salarii este un document obligatoriu in activitatea financiar-contabila si administrativa a oricarei intreprinderi. Mai jos afli toate informatiile pe care trebuie sa le stii despre ce este un stat de plata.

1. Statul de plata – definitie, model de operare la nivelul firmelor si cadrul legal

Dintre toate documentele justificative care circula si care stau, practic, la baza oricaror activitati a firmelor de orice tip, indiferent de natura capitalului, forma de organizare si actionariat, statul de plata este unul de prim rang deoarece sta la baza uneia dintre cele mai importante operatiuni, si anume plata angajatilor. Salarizarea este, de fapt, plata capitalului uman, un cost care este indisolubil legat, prin determinarea pe care o produce, de productivitate si, in ultima instanta, de profitabilitatea oricarei organizatii economice sau de eficienta oricarei institutii fara scop lucrativ. 

Orice companie sau entitate care foloseste munca angajatilor si ofera o remuneratie contra prestatiilor efectuate de catre acestia are obligatia de a intocmi si pastra documente justificative privind cuantumul lefurilor cuvenite. Statul de plata este nu doar o simpla foaie de atestare a drepturilor banesti ale angajatilor, ci un veritabil calculator de salarii, contributii la asigurari sociale si de sanatate, impozite, retineri si alte sume cuvenite sau datorate de fiecare dintre salariati. 

Fiind un document de natura justificativa, statul de plata sau de salarii trebuie sa cuprinda cuantumul sumelor virate atat salariatului, cati si la bugetul de stat, in functie de timpul de munca efectiv presatata de fiecare angajat. 

Desigur, se poate crea o confuzie intre statul de plata si fluturasul de salariu. Cel din urma include unele informatii similare insa diferentierea intre cele doua documente este oarecum de la intreg la parte, cel din urma act fiind inmanat salariatului la fiecare leafa, la perioadele agreate in contractul de munca si avand un rol asemanator unei chitante de primire a sumelor inscrise. Statul de salarii ramane in contabilitatea firmei si, dupa cum vei vedea, are un regim special, reglementat mai strict. 

Din punct de vedere legal, statul de plata este guvernat de mai multe acte normative, referiri la acest document si la obligatiile ce le ridica celor care il intocmesc fiind regasite in Codul Muncii, in Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 3512 din 27 noiembrie 2008, dar si in Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata. 

Intocmirea statului de plata in cadrul firmelor nu este atributia exclusiva a unei singure persoane sau a unui singur departament, in functie de marimea firmei. Datorita surselor diferite de provenienta a datelor care sunt necesare pentru evidenta sumelor de plata, intr-o firma cu o organigrama mai dezvoltata contribuie la intocmirea acestui document cel putin urmatoarele compartimente:

– contabilitatea

– Resursele Umane/Salarizare

– departament financiar (casieria)

– departamentele de control intern, daca e cazul

Specialistul in salarizare, care poate fi contabilul firmei sau un angajat specializat in salarizare, are rolul de a calcula si vira sumele de bani cu titlu de impozit, contributii la asigurari sociale si de sanatate, alte taxe, retineri sau sume conform prevederilor legale sau contractuale intre parti.

Departamentul de resurse umane/salarizare primeste de la managerii de departamente pontajele lunare pe baza carora este calculat statul de plata si tin si evidenta prezentei acestora la locul de munca, a concediilor de odihna, medicale sau de alta natura.

Departamentul financiar are rolul de a efectua platile efective ale salariilor catre angajati fie prin intermediul conturilor bancare, fie in numerar, dupa cum s-a stabilit prin contractele individuale de munca.  

Departamentele de control au un rol de supraveghere si corectare a eventualelor neconcordante in fluxul documentar si de calcul al cheltuielilor cu salariile ale firmei si asigura vizarea documentelor relevante. Fiecare firma isi stabileste propriul departament de control.

Tot acest flux de documente se realiza, in trecutul nu foarte indepartat, manual si distinct. Azi, datorita tehnologiilor moderne si a softurilor avansate, asa cum este si cazul CIEL Salarii Cloud, un soft care asigura sprijin integrat pornind de la organigrama, pontaje, validare concedii, rapoarte personalizate in domeniul salarizarii si evidentei resurselor umane, calcul automat al veniturilor conform reglementarilor legale in materie fiscala, precum si declaratii si note contabile, toata activitatea de salarizare a unei firme se poate face simplu si confortabil din cateva introduceri de date si interogari ale computerului. 

In ceea ce priveste persoanele responsabile de corectitudinea datelor cuprinse in statele de plata, aceste date sunt girate de semnatura administratorilor sau managerilor firmelor, de responsabilii de la contabilitate si de persoana care se ocupa cu intocmirea efectiva a documentului. 

Angajatii isi pot primi salariile fie cash, fie in contul bancar. In cazul in care opteaza pentru cash, trebuie ca salariatii sa semneze statul de plata. In schimb, daca plata salariilor este facuta in conturile bancare ale angajatilor, nu mai este nevoie de semnarea statului de plata de catre angajati.

2. Statele de plata si inventarul documentelor pe baza carora se intocmesc

La baza intocmirii statelor de plata stau un set de mai multe documente care au si ele un rol justificativ si, de cele mai multe ori, au o reglementare legala stricta. 

Primele documente care se iau in considerare la intocmirea statului de plata sunt cele care certifica prezenta efectiva a angajatilor la locurile de munca. Acestea pot avea forma condicilor de prezenta, in format clasic sau in format electronic cu ajutorul tehnologiilor moderne de pontaj. Acestea inregistreaza timpul efectiv lucrat de catre salariati si emit rapoarte lunare sau saptamanale pe baza carora se pot calcula drepturile salariale cuvenite. La companiile in care numarul de salariati este ridicat, o solutie eficienta este intocmirea pontajelor cu ajutorul softurilor specializate cum ar fi, de exemplu, programul de salarii CIEL care usureaza mult procesul de evidenta, inregistrare, calcul, intr-un cuvant intreaga parte de salarizare a firmei.   

In contextul in care multi angajati lucreaza de la distanta, de acasa, nu de la birou, intocmirea pontajelor angajatilor si a condicilor de prezenta va trece tot mai mult de la mijloacele clasice la cele exclusiv electronice cu suportul tehnologiilor si softurilor de profil.   

Angajatii pot avea diverse perioade de concedii de odihna pe care le pot solicita in transe stabilite anual sau in functie de nevoile uzuale din timpul anului. Aceste cereri, aprobate, sunt si ele documente legale, care se iau in calcul la intocmirea statului de plata.

Alte documente foarte importante si uzuale in calcularea salariului si intocmirea statului de plata sunt certificatele medicale, care sunt documentele justificative pentru concediile medicale.

Angajatii pot beneficia si de concedii fara plata acordate conform Codului muncii pentru rezolvarea unor situatii personale. Si acestea vor fi incluse ca documente de baza la intocmirea statului de plata. 

Exista situatii in activitatea fiecarui angajat cand pot aparea diverse cazuri de retineri – in mod legal – ce trebuie operate din venitul pe care acesta il incaseaza de la locul de munca si virate catre terti. Este cazul unor executari silite sau pensii alimentare, ori alte obligatii de natura juridica. Astfel, la intocmirea statului de plata trebuie sa se tina cont si de aceste situatii si evidente inainte de calculul salariului cuvenit. Este de notat ca nu se pot face retineri in contul angajatului decat in baza unui document, care este hotararea judecatoreasca definitiva si irevocabila, alte tipuri de retineri fiind ilegale. 

3. Ce contine statul de plata: cuprinsul obligatoriu al oricarui stat de plata ca document justificativ financiar-contabil

Pentru a deveni un document valid din punctul de vedere al justificarii contabile, statul de plata trebuie sa contina un set de elemente precis indicate de legislatia in vigoare. Aceste elemente sunt, de fapt, cele care certifica realitatea, regularitatea si legalitatea acestui document de prim rang din punctul de vedere al importantei in anasamblul documentar financiar-contabil al oricarei entitati cu personalitate juridica. 

Un prim element cuprins in statul de plata este salariul de baza, suma de bani care este, de altfel, si cea trecuta in contractul individual de munca intre persoana juridica si angajat. Urmeaza elementele privitoare la impozitele si taxele prevazute de legislatia in vigoare conform cu politica fiscala de moment a statului. Acestea cuprind contributii ale angajatului, evidentiate pe statul de plata si platite in numele salariatului de catre angajator (contributia la asigurari sociale – pensii: 25%, contributia la asigurari publice de sanatate: 10% si impozitul pe venitul salarial: 10%) si contributia angajatorului (contributia asiguratorie de munca: 2,25%).

De notat ca pentru fiecare angajat in parte este necesar sa se insereze datele de identificare ale fiecaruia precum si locul muncii (institutie, departament, sectie, birou, serviciu, compartimet, etc). 

Conform politicii fiscale pot exista deduceri personale si/sau suplimentare in functie de venitul obtinut sau de persoanele aflate in intretinere pentru fiecare angajat in parte. Aceste mentiuni si calcule trebuie trecute corect la intocmirea statului de plata deoarece au o influenta la calculul impozitelor retinute din salariul brut. 

In fine, elementul final prevazut in statul de plata in dreptul fiecarui angajat este salariul net obtinut dupa calculul tuturor elementelor mentionate anterior. Desigur acest proces poate parea laborios, si chiar era astfel in urma cu cativa ani cand nu existau sistemele performante si tehnologiile actuale, iar apropierea zilelor de salarii insemna o activitate febrila in toate departamentele responsabile. Azi, cu ajutorul unor softuri de tipul CIEL Salarii Cloud intreaga activitate de salarizare a unei firme, indiferent de numarul de angajati, se poate face simplu si rapid chiar si de la distanta. 

Sursa foto: Shutterstock.com 

Ti-a placut articolul? Da-l mai departe pe:
Solutii pentru
contabili
Solutii pentru
antreprenori
Recomandarile clientilor
Recomandarile noastre

Suntem prima companie din Romania specializata in solutii software financiar-contabile la cheie, insotite de servicii profesionale de Asistenta Tehnica. De peste 25 de ani, dezvoltam cele mai performante programe de contabilitate, gestiune comerciala, salarii, imobilizari, audit, revizuire si facturare. In completarea aplicatiilor software stabile, usor de utilizat, perfect adaptate afacerii tale, iti asiguram cele mai complexe servicii de Asistenta Tehnica. Cei peste 25 de ani de experienta inseamna:
  • Peste 50 000 de utilizatori;
  • Peste 150 de proiecte educationale si de responsabilitate sociala;
  • Cele mai bune aplicatii software financiar-contabile din 1991;
  • Cel mai vandut software de contabilitate din Romania;
  • Cel mai performant software financiar-contabil integrat: CIEL V7;
  • Cel mai complex portofoliu de servicii;
  • Solutia completa pentru gestiunea afacerii tale.

span itemprop="telephone">021 9341

Email:ciel@ciel.ro

Bulevardul Unirii, Nr.11, sector 4,040102 Bucuresti RO