De Catalina Mocanu, Director Economic CIEL Romania
Cu aproape 10 ani in urma imi povestea o cunostinta, expert contabil, cum a preluat o societate a carui contabil tinea evidenta inca pe hartie. Nu am inteles de prima data afirmatia, pentru ca imi suna ca o gluma si am intrebat, naiv: “Adica face declaratiile si bilantul de mana, nu?”. Raspunsul a venit promt: “Nu, face pe un caiet niste inregistrari si are un excel cu ceva ce arata ca o balanta si niste fise de partener, dar nu vrei sa stii ca nu sunt actualizate si, daca ii ceri o informatie, ii ia ore sa iti raspunda. Mai mult, cand am inceput sa ma punctez cu partenerii, nu am gasit unul care sa fie corect, pentru ca uitase sa treaca in fisa fie o factura, fie o incasare/plata”.
Suna ca fiind din secolul trecut abordarea, nu? Daca acum 10 ani nu am inteles cum se mai poate tine o evidenta contabila corecta si la zi in excel, cu atat mai putin inteleg acum. Sunt convinsa ca si voi simtiti ca si mine, ca timpul trece atat de repede si sunt atatea lucruri de facut din punct de vedere contabil si financiar incat, daca nu as avea la indemana o aplicatie bazata pe tehnologie sigura si moderna, care sa ma ajute, mi-as alege clar alta meserie.
M-au intrebat colegii de la marketing cum anume ma ajuta aplicatiile in relatia pe care o am cu clientii mei, mai exact cum pot folosi tehnologia pentru a-l face sa inteleaga pe client cum sta afacerea lui in fata statului. Voi ce ati raspunde daca ati primi aceasta intrebare? Ca depinde de la client la client si de la manager la manger, nu? Si ca sa nu dau un raspuns general, de genul, ma ajuta foarte mult, am purces, la pas, sa analizez cu ce ma ajuta.
Iata cum ma ajuta
Prima idee a fost ca pot sa depun rapid declaratiile si sa ii spun ce anume are de plata la stat. Daa, ce isi doreste un client sau un manager sa auda cel mai mult, nu?! Ce doreste insa un manager sau un client sa stie si sa primeasca de la mine si de la tine, consilierii lui pe parte fiscala si financiara? Rapoarte despre unde a fost, unde este si unde poate ajunge, solutii de optimizare a costurilor, corectitudine in calcule etc. Ei, suna bine, unul –doua rapoarte, dar probabil ca patiti si voi ca mine, nu? Fiecare client vrea un anumit model de raport, cu anumite date care sunt relevante pentru el. Off, si atunci, ce sa fac? Sa culeg toate datele manual pentru fiecare? Hmm, dar poate reusesc altfel folosind tehnologia. Si chiar reusesc!
Ma folosesc de toate rapoartele disponibile in aplicatii si, acolo unde am posibilitatea, le configurez astfel incat sa pot genera rapid raportul necesar. Ma gandesc aici in special la cele de analiza financiara. Apoi, acolo unde este cazul, ma folosesc de filtrarile pe care le am la dispozitie in aplicatiii pe detaliile notelor contabile sau pe listele de documente si imediat export in excel raporul dorit. Eu folosesc mult centrele de cost si conturile analitice, ca sa pot scoate rapoarte foarte usor in acest mod.
Avand la dispozitie un ERP inseamna ca am acces si la rapoarte de vanzari, cash-flow si P&L, astfel incat sa pot sa urmaresc evolutia afacerii clipa de clipa, diferenta intre propus si realizat, sa pot transmite deciziile de schimbare in timp util. Pentru un antreprenor, mai ales in mediul de afaceri in care traim, o zi in care nu a fost atent la aceste lucruri poate fi o zi pierduta pentru businessul sau.
Practic, solutiile CIEL imi ofera mai mult timp atat pentru analize financiare datorita automatizarilor si eliminarii muncii repetitive, cat si siguranta in privinta bazelor de date. Si imi ofera timp pentru mine, atunci cand face automat ceea ce in trecut operam eu manual.
Si stand sa analizez aceste rapoarte care sunt legatura intre CIEL ERP si manager/client, mi-am dat seama ca totul pleaca de la cum si cat de repede si corect inregistrez datele. Si ma intorc iar la automatizarile pe care le folosesc zi de zi si luna de luna, astfel incat sa economisesc timp si sa inregistrez corect. Da, si eu “ma cert” cateodata cu programul cand ma atentioneaza la fiecare pas cand nu am facut ceva bine sau nu am completat ceva corect si ma intoarce din drum, dar, la final, ii multumesc ca m-a ajutat sa nu pierd din vedere ceva si ca pot verifica foarte rapid rapoarte si declaratii.
Nu ma satur sa va povestesc despre importul de diverse nomenclatoare si note, de importul de extrase bancare, de duplicarea de documente si note, de modelele de note contabile, de cheltuielile in avans automate, de inregistrarea amortizarii printr-un click, de salvarea automata (cata liniste imi da aceasta functionalitate!), de verificari folosind legaturile, de drepturile pe user la nivel de actiune pe documente, de cautarile in grid etc.
Cu siguranta, cele de mai sus nu sunt vizibile de catre clienti si poate de aceea unora le este greu sa vada valoarea unei aplicatii software modulare pentru businessul lor, dar ele sunt temelia pentru raportarile catre ei la timp si corect!
Nu realizam acum 10 ani acest lucru, dar si noi, profesionisti in domeniul contabilitatii, salarizarii, financiarului, trebuie sa alegem sa lucram cu acele programe care, din punct de vedere tehnic, privesc spre viitor, se pregatesc pentru el. Ne place sau nu, modificarile din domeniu ne influenteaza si noua nu numai munca, dar si perspectiva. Hai sa ne folosim de tehnologie si sa castigam clienti corect informati! Eu o fac deja, tu?
