Totul despre NIR – Nota de intrare receptie pentru preluarea si livrarea marfurilor

NIR
19 octombrie 2021
Antreprenor, Co-owner Ciel România
Articole publicate

Intr-o era a pietelor globalizate si frecvent volatile, procesul general de gestionare a achizitiilor a capatat o importanta majora in toate afacerile. 

Achizitiile reprezinta un proces cu mai multi pasi care poate fi nuantat in functie de diferitele tipuri de afaceri – de la afaceri cu o capacitate de productie mai mica, cum ar fi o cofetarie si pana la afaceri care au lanturi de distribuție in toata tara. Insa, performanta acestui proces are o influenta directa asupra veniturilor. Cei care cumpara rapid in cele mai bune conditii si care fac procesul transparent sunt in avantaj. 

Multe probleme pot aparea la livrari, care trebuie corectate rapid impreuna cu furnizorul sau cu furnizorii si, implicit, trebuie reflectate in plata catre acesta/ acestia.

De aceea, este necesar sa intelegi modul in care acest document simplu joaca un rol atat de important in procesul de achizitii si cum gestionarea acestuia poate economisi timp.  

In acest articol, vei afla mai multe informatii despre nota de intrare receptie si vei descoperi cum sa gestionezi mai usor stocurile.

1. Ce este nota de intrare receptie

Nota de intrare receptie (NIR) este un document care reprezinta primirea de bunuri in gestiunea stocurilor si, implicit, in contabilitate.

NIR-ul este utilizat de magazine (fizice si online) pentru a ridica orice marfa, pentru a actualiza inregistrarile stocurilor si pentru a fi verificat cu comanda de cumparare originala si factura furnizorului, pentru a permite efectuarea platii.

Practic, acest document justificativ joaca un rol esential in procesul de plata a conturilor, confirmand ca bunurile au fost primite conform asteptarilor, adica in conformitate cu comanda plasata. 

De asemenea, atat furnizorii, cat si clientii pot face referire la acest document ca dovada a bunurilor livrate.

Pentru ca acest document este utilizat in etapa sau etapele de circulatie a marfurilor, este important sa intelegi cum functioneaza acest proces.

2. NIR – procesul de notare a marfurilor primite

Procesul de achizitie descrie toate etapele – de la achizitie si pana la plata. De asemenea, este usor de vazut ca aceste etape, la randul lor, constau din subprocese.

Aceasta hartie sau versiunea electronica a documentului reprezinta o lista prin care se realizeaza confirmarea primirii bunurilor comandate si, in unele cazuri, poate forma un contract in conformitate cu termenii si conditiile furnizorului.

De exemplu, in cazul in care afacerea ta este un magazin de vanzare cu amanuntul de articole de imbracaminte, produsele intra in stocul tau atunci cand iei in posesie camasi, rochii, costume si accesorii de la furnizorii tai. Pur si simplu, vorbim despre bunurile pe care compania ta le detine si pe care intentioneaza sa le vanda.

In aceasta situatie, NIR-ul va fi comparat cu factura asociata acestuia pentru a te asigura ca toate bunurile au fost de fapt livrate si receptionate. De asemenea, aceste produse parasesc stocul atunci cand sunt vandute clientilor. 

Gestiunea de stocuri poate fi compusa din orice – de la cutii de conuri de inghetata in depozitul unei cofetarii si pana la un depozit de sute de metri patrati plin de cutii de ambalaje. Totodata, in productia alimentara o gestiune actualizata constant reduce riscului de a nu vinde la timp produsele, pana la data lor de expirare.

Dar in ambele cazuri, gestionarea exacta a stocurilor este esentiala pentru succesul si dezvoltarea afacerii.

De exemplu, daca esti in cautarea unui furnizor pentru cutii de carton pentru ambalaje, procesul complet de achizitie in care apare un NIR este urmatorul:

Exista situatii cand la depozit se poate factura pe baza bunurilor expediate, mai degraba decat in baza notei de la comanda. 

Un astfel de exemplu este supra-livrarea, adica atunci cand ai comandat 100 produse si furnizorul livreaza 200. In mod ideal, acesta este momentul in care se pot face constatari de diferente. 

In alte situatii, cantitatea din NIR este mai mica decat cantitatea din comanda, deoarece furnizorul livreaza de mai multe ori. 

De aceea, NIR-ul este denumit si nota de receptie si constatare de diferente.

3. Cum se completeaza un NIR

Nota de intrare receptie are un format diferit de la o companie la alta, in functie de designul acesteia, dar componenta principala ramane aceeasi.

Cu toate acestea, o nota de expediere a marfurilor este un document emis de furnizor care arata ca marfurile au fost de fapt expediate din unitate. 

Odata livrate, aceeasi nota poate fi denumita o nota de intrare receptie. In unele cazuri, afacerile mai mici vor folosi pur si simplu factura in locul unui NIR pentru marfuri.

Informatiile relevante pentru receptia marfurilor notate in NIR includ: 

De asemenea, exista situatii in care se noteaza si referinta comenzii de achizitie, numarul furnizorului, locatia stocului (de unde se livreza produsele) si pretul unitar de achizitie al fiecarui articolului de stoc. 

4. Nota intrare receptie: probleme frecvente

In mod traditional, companiile foloseau un sistem de facturare pe hartie. Multe afaceri inca o fac pentru ca propietarii sau angajatii s-au obisnuit cu sistemul pe care l-au folosit de zeci de ani.

Insa, prelucrarea manuala a documentelor, cum ar fi primirea marfurilor insotite de NIR-uri de la mai multi furnizori, este consumatoare de timp. Chiar si atunci cand se lucreaza intr-un excel, datele trebuie distribuite catre diferite departamente si aici pot sa apara erori prin prelucrarea manuala.

Provocarea in cazul acestei situatii vine atunci cand concurenta adopta utilizarea unui program de gestiune comerciala, care elibereaza ore intregi de sarcini repetitive.

De asemenea, copiile pe hartie ale NIR-urilor pot fi intocmite gresit (diferente de stoc sau de pret), platile catre furnizori pot intarzia, iar sistemul de control al stocurilor devine depasit.

Cele mai frecvente probleme asociate cu procesarea manuala a NIR-urilor sunt:

In centrul acestor erori se afla schimbul de date. Acest schimb are loc intre compania ta si furnizorii externi. 

Acest lucru se refera, de asemenea, la fluxurile de informatii si date intre diferitele departamente din cadrul aceleiasi companii, precum si la procesele de verificare si de aprobare interna.

Cu cat acest proces de achizitie se bazeaza mai mult pe hartie si/ sau cu cat compania are mai multe locatii, cu atat devine mai predispusa la erori gestionarea stocurilor.

Te poti gandi la NIR ca la un strat suplimentar de securitate atat pentru furnizori, cat si pentru tine, pentru ca ambele parti ar trebui sa fie capabile sa isi verifice comanda inainte si dupa livrare.

Deoarece data de livrare si data facturii sunt adesea diferite, acest document actioneaza ca o punte de legatura pentru a confirma ca ceea ce apare pe factura este de fapt corect. Daca pe factura apare ceva care nu apare si pe NIR, atunci este necesara o verificare suplimentara.

De exemplu, exista situatii in care produsele comandate ajung la tine in mai multe etape. Asta inseamna ca o singura intrare de achizitie poate fi atribuita la multe NIR-uri. In acest caz se poate realiza cate o nota de primire a marfurilor pentru fiecare livrare. Aceste documente se ataseaza la factura, care reprezinta comanda totala. 

In acest exemplu, fiecare NIR actioneaza ca o dovada interna a faptului ca marfurile au fost receptionate si trebuie sa se potriveasca cu comanda totala. Insa, lipsa de comunicare si etapele prin care sunt procesate informatiile nu sunt intotdeauna optimizate.

Cu un software de gestiune, poti vedea in timp real repartizarea comenzilor cu livrari partiale, respectiv in situatia in care o singura factura de la un furnizor acopera bunurile primite de la mai multe livrari.

Totodata, te ajuta sa vezi care este efectiv situatia stocurilor pentru produsele care stau in gestiune de ceva vreme si poti face o comparatie cu datele primite de la terti.

In mod similar, o singura nota de intrare si receptie poate fi etichetata la multe facturi, adica atunci cand comanda de cumparare a fost livrata intr-o cantitate mai mare si nu poate fi platita printr-o singura factura. Bineinteles, cu exceptia cazului in care poti face fata discrepantei financiare in termenii conveniti, acum poti sa faci retur la produsele in plus.

De cele mai multe ori, preluarea automata a cantitatilor si a preturilor te ajuta sa observi mai rapid aceste diferente. 

Prin urmare, sunt eliminate controalele care necesita mult timp, cautarile si sarcinile manuale. Asta inseamna ca cei responsabili au intotdeauna o imagine de ansamblu asupra livrarilor complete si restante.

Gestionarea automata a NIR-urilor este doar partea obligatorie a inspectiei digitale de primire a marfurilor. O solutie de gestiune comerciala ajuta si la procesarea si inregistrarea facturilor primite. 

Cel mai important, actioneaza ca o masura pentru a preveni frauda pe facturi si pentru a preveni erorile la plati. Aici se observa punctele forte ale Softului ERP pentru gestiune. 

In esenta, contextul dintre o comanda de cumparare, confirmarea comenzii, nota de livrare si receptie si factura este clar un proces care se realizeaza cu o cantitate semnificativa de munca.

Urmarirea pasilor pe parcurs este o parte importanta a procesului de achizitii, care poate fi usurat cu ajutorul unui soft de automatizare. 

Documentatia importanta, cum ar fi contractele si facturile, mesajele trimise intre echipe sau departamente si orice date notabile colectate trebuie intotdeauna urmarite si salvate. 

Ti-a placut articolul? Da-l mai departe pe:
Solutii pentru
contabili
Solutii pentru
antreprenori
Recomandarile clientilor
Recomandarile noastre

Suntem prima companie din Romania specializata in solutii software financiar-contabile la cheie, insotite de servicii profesionale de Asistenta Tehnica. De peste 25 de ani, dezvoltam cele mai performante programe de contabilitate, gestiune comerciala, salarii, imobilizari, audit, revizuire si facturare. In completarea aplicatiilor software stabile, usor de utilizat, perfect adaptate afacerii tale, iti asiguram cele mai complexe servicii de Asistenta Tehnica. Cei peste 25 de ani de experienta inseamna:
  • Peste 50 000 de utilizatori;
  • Peste 150 de proiecte educationale si de responsabilitate sociala;
  • Cele mai bune aplicatii software financiar-contabile din 1991;
  • Cel mai vandut software de contabilitate din Romania;
  • Cel mai performant software financiar-contabil integrat: CIEL V7;
  • Cel mai complex portofoliu de servicii;
  • Solutia completa pentru gestiunea afacerii tale.

span itemprop="telephone">021 9341

Email:ciel@ciel.ro

Bulevardul Unirii, Nr.11, sector 4,040102 Bucuresti RO