Ce este e-Factura și cu ce se servește ea

Ești freelancer sau consultant și ai tot auzit de e-Factura asta, dar amâni să te informezi că nu prea îți plac aspectele astea cu legislație și oricum nu vorbești limba instituțiilor de stat. Uite că îți traducem noi despre ce e vorba. România este în curs de Marea Digitalizare. O numim așa pentru că se fac schimbări de lege care obligă contribuabilul să raporteze din ce în ce mai multe informații la stat, însă el, statul, se digitalizează stângaci sau deloc. Așa că, de dragul centralizării informațiilor fiscale despre afacerea ta, mica sau mare, a venit în viața noastră aceasta e-Factura.

Ce este ea: este centralizarea informațiilor din facturile emise de contribuabili din Romania, în format digital, unul anume și exact, pe serverele ANAF, instituția de control fiscal.

Cum te impactează pe tine:

De la 1 ianuarie 2024, te impactează dacă facturezi/vinzi către alte persoane juridice și către instituții ale statului. Adică daca faci business B2G sau B2B. Dacă vinzi către persoane fizice, încă nu ți se aplică, dar nu ar fi rar sa apleci o ureche, căci va veni momentul să fie valabil pentru orice tip de factură.

Așa că, de la 1 ianuarie 2024, orice factura emiți către o alta afacere, în orice format o emiți – soft, Excel, hârtie, va trebui introdusă și în Spațiul Privat Virtual. Ai auzit și de asta și dacă îți spui în gând « eu nu am așa ceva » e fals. Ai unul, dar probabil îl folosește contabilul tău. Dacă nu ai intrat niciodată acolo, uite cum arata:

Buuuun, de acum înainte știi că ai unul și că aici depune contabilul tău declarații.
Acum trebuie ca tu să trimiți facturile tale aici.

Cum faci asta:

Sigur, poți și manual, deși o sa te enervezi de la prima logare, pun pariu. Emiți o factură ca de obicei și o mai introduci o data și în SPV. Pierzi timp evident. Și câmpurile alea de completat nu sunt neapărat pe limba noastră, a muritorilor contribuabili. 😊

Alta posibilitate este să folosești un soft de facturare. Aici îți faci factura ca de obicei. Click, click. Si un click pe « trimite e-Factura » și gata. Cam asta e tot, complicăciunile dispar.
La noi, Facturarea va avea buton de e-factura curând, nu ai nevoie de el până în ianuarie. Iar până una-alta softul e gratuit, testează-l, e potrivit pentru cei care facturează servicii.

Schimbare foarte importantă:

Contabilul tău nu mai are nevoie sa îi dai hârtii, facturi în PDF. El va prelua facturile tale din SPV în softul lui de contabilitate. Un soft de conta deștept, cum e si acesta  le va prelua cu un click. Si la fel le va și trimite în SPV, cu selecție multipla, click pe „trimite in SPV” si aia e tot. Deci, da, ai înțeles bine: contabilul va prelua facturile din SPV dacă tu le trimiți acolo prin softul pe care îl folosești. Mai rămân bonurile fiscale sau alte documente pe care vrei să le înregistrezi ca și cheltuieli cu care vei proceda ca și până acum.

Ce îți trebuie:

Ai nevoie de o semnătura digitală. Pe asta o obții online, completând informații și cei mai cunoscuți producători autorizați sunt Certsign și Digisign. Completezi informațiile, faci o poză online pentru recunoaștere și apoi primești un USB stick prin poștă pe care îl bagi în PC-ul tău atunci când dai click pe « trimite e-Factura » Adică te autentifici cu aceasta semnătură în SPV.

Posibilitatea a doua este sa folosești semnătura digitală a contabilului. Care îți dă un cod de logare o dată la fiecare 90 de zile. Ca să nu îți mai iei semnătură. Dar vei depinde de contabil, o sa ai nevoie să trimiți o factura acum, el nu răspunde… Și oricum, și contabilul o sa îți recomande să îți iei propria semnătură digitală. În plus, e mai elegant așa, o vei folosi sa semnezi contracte, documente în Word și PDF și nu o să mai stai să dai print, semnezi și apoi scanezi/pozezi.

Se mai poate și să îți spună contabilul că daca ai 2-3 facturi pe luna, ți le introduce el. Sa știi doar ca prevederile legale (printre altele) zic așa:

• Ca ești obligat să le introduci în SPV (tu ai obligația asta, ca tu ești entitatea juridica) în 5 zile de la emitere. Asigura-te că se întâmplă asta, dacă se ocupă contabilul tău.
  
  
• Că nu poți să deduci TVA-ul, dacă ai de dedus, daca nu treci facturile respective prin SPV. Asta poate aduce întârzieri de plată pentru cei cărora li se aplică.

Pentru cei care au centura neagra în amarul grai al instituțiilor de stat, lăsăm aici si link cu mai multe explicații legislative și detalii tehnice, pe lângă cele pe care le-am tradus noi mai sus.

În concluzie, că vrei sau că nu vrei, ne îndreptăm spre centralizarea informațiilor la ANAF. Cum te aliniezi și tu, este alegerea ta. De trimis informațiile astea la ANAF, trebuie să te ocupi, manual sau prin soft. Ce zici, ce alegi?