Balanta de verificare – element de autocontrol al contabilului si informatie utila in management

Balanta de verificare este un instrument contabil de control al echilibrului cerut de dubla inregistrare a tranzactiilor economice. Cu ajutorul acesteia, se ofera o garantie practica a veridicitatii si rigurozitatii inregistrarilor pentru fiecare cont contabil. De asemenea, metoda este utila si ca baza de intocmire a bilanturilor unei entitati.

In vremurile moderne, analiza operatiilor economice vine sa completeze tripleta cont, dubla inregistrare si analiza contabila care, ca un intreg, este cheia contabilitatii de azi. 

Balanta de verificare este importanta in ansamblul contabilitatii, mai ales in ceea ce priveste obtinerea unui tablou general, de ansamblu, extrem de util antreprenorilor sau managerilor de entitati economice in evaluarea activitatii la anumite intervale de timp, de regula mai scurte, de la un bilant anual la altul. Tocmai in acest rol de ghidare rapida si de oferire a unei imagini la zi a situatiei financiare rezida valoarea acestui instrument indispensabil pentru conducerea unei intreprinderi.  

1. Balanta de verificare – definitie si rol alaturi de balanta contabila analitica, sintetica si partiala a intreprinderilor

In ansamblul procedeelor si metodelor contabile, balanta de verificare este un instrument util de verificare, in orice moment, a corectitudinii inregistrarilor tranzactiilor economice, servind astfel la respectarea stricta a principiilor dublei inregistrari.

Balanta de verificare nu poate fi separata de notiunea de conturi, care au un rol esential in contabilitate, si anume acela de a reflecta starea sau pozitia actuala a elementelor patrimoniale care sunt codificate prin acest concept. Conturile in sine indica, in mod clar, pentru orice intervale de timp alese, situatia de fapt de la inceputul perioadei analizate, schimbarile sau miscarile (crestere ori scadere) pe tot parcursul intervalului si rezultatele finale, de la sfarsitul perioadei de analiza. 

Toate aceste date, de o mare importanta atat pentru contabili, cat si pentru antreprenori sau managerii entitatilor economice, pot fi reflectate in mod clar si intuitiv in cadrul balantei de verificare care, din acest punct de vedere, seamana foarte mult cu un raport de activitate, dar de natura contabila. Acest instrument este, de fapt, un tablou general al tuturor operatiunilor firmei intr-o perioada de timp data. 

Cand se intocmeste balanta contabila

Din punct de vedere legal, balanta de verificare se intocmeste la sfarsitul fiecarei luni, insa ea poate fi realizata si pentru perioade mai scurte de timp. De fapt, pentru managerii care doresc sa aiba o imagine actualizata si clara a ceea ce se petrece in firma in orice moment, instrumentul poate fi folosit saptamanal sau chiar zilnic pentru firmele cu o activitate vasta, ce implica operatiuni comerciale complexe. Astfel, factorii de decizie vor putea avea in orice moment situatii clare, pe baza carora pot lua decizii informate in ceea ce priveste viitoarea directie de actiune pentru indeplinirea scopurilor intreprinderii. 

Cate tipuri de balanta de verificare exista

Cand se intocmeste balanta de verificare a unei societati comerciale, aceasta poate fi realizata in mai multe moduri, dar cele mai uzuale sunt balanta sintetica si balanta analitica. 

Pentru intelegerea celor doua concepte si, mai ales, a legaturilor dintre ele, este necesara cunoasterea clara a notiunilor de conturi contabile corespunzatoare fiecarui tip de balanta. 

Balanta contabila sintetica – definitie si clarificari

Astfel, conturile sintetice sunt codificarile contabile sub care se inregistreaza toate bunurile de natura economica, operatiunile comerciale sau cele fara rezultat patrimonial, precum si ceea ce rezulta in urma acestora. Exemple de conturi sintetice pot fi: mijloace fixe, bunuri de inventar, materiale etc. 

In ceea ce priveste balanta sintetica ca mod de verificare a activitatii contabile, aceasta prezinta o imagine simpla, rezumata, a situatiei conturilor firmei, iar informatiile ce pot fi extrase din acest instrument indica starea mijloacelor economice, a finantarilor, operatiunilor economice si a ceea ce rezulta in urma acestora. Informatiile sunt prezentate in mod general.

Balanta contabila analitica – ce este

Conturile analitice sunt o dezvoltare sau o detaliere a celor sintetice, mai precis a ceea ce reflecta ele. Astfel, intr-un cont sintetic, orice bun economic, proces sau operatiune, ori rezultat al acestora este defalcat in partile lor componente. Pentru o mai buna intelegere, luand cazul concret al unei firme de productie de autovehicule, contul sintetic “Materiale” poate fi subimpartit in cate un cont analitic pentru fiecare componenta care intra in constructia produsului finit: tabla, suruburi, filtre, cabluri, baterii, geamuri si parbrize etc.

Balanta analitica indica mult mai detaliat conturile de natura analitica ce intra in componenta unui cont sintetic.

Cum poti genera rapid balanta de verificare

Pe langa cele doua subtipuri majore ale balantei de verificare, programele profesionale – asa cum este CIEL pentru contabili – mai pot genera si elemente de segmentare, un exemplu in acest sens fiind balanta partiala, care poate fi emisa doar pentru anumite conturi si care prezinta un interes de moment al contabilului sau al conducerii. Avantajele softului Ciel Conta PRO sunt ca acesta genereaza balanta contabila analitica, sintetica si partiala, iar acestea sunt stocate pentru o accesare usoara, pe puncte de lucru separate.

De asemenea, segmentarea poate merge si mai in detaliu, balanta de verificare fiind posibila si doar pentru o singura clasa de conturi ce se poate selecta din unul din programele mentionate mai sus, sau din suita de softuri CIEL pentru antreprenori, care ofera astfel gama completa de instrumente necesare unui bun management atat din punct de vedere financiar, cat si operational. 

 2.  Balanta de verificare – un model  exemplu de clasificare in contextul conceptului de conturi contabile  

In ceea ce priveste modalitatea concreta de ilustrare a balantei de verificare, in ansamblul documentarului contabil, aceasta este intocmita sub forma unui tabel in care sunt indicate sumele de bani corespondente conturilor ce indica tranzactiile. In toate cazurile, operatiunile care stau la baza intocmirii acestui document trebuie sa respecte principiile duale de baza ale activitatii financiar-contabile: dubla reprezentare, inregistrare si centralizare. 

Documentul tabelar astfel intocmit cuprinde, de fapt, o serie de egalitati. Acestea au rolul de a reflecta scriptic un echilibru continuu intre sumele inscrise in conturile balantei. 

Balanta de verificare – model conform reglementarilor legale

Dupa cum se poate observa, documentul contabil este alcatuit din opt coloane esentiale, notate cu A si B, in perechi. Aceste patru perechi reprezinta, in ordine: sumele aferente soldului initial, rulajele din luna in care se intocmeste documentul, sumele totale si soldurile rezultate.

• Sumele din soldurile initiale reprezinta valorile totale ale rulajului existent la inceputul perioadei (adica, inceputul lunii).

• Rulajele lunii curente indica miscarile pe fiecare cont in perioada de referinta (luna in care se intocmeste balanta de verificare)

• Sumele totale indica sumele rezultate din adunarea rulajelor fiecarui cont la finalul lunii, iar soldurile finale indica rezultatul ramas pentru fiecare dintre conturi.  

Coloanele indicate cu litera A cuprind sume debitoare, iar cele cu indicativul B cuprind sume creditoare. 

Un alt beneficiu al balantei de verificare este reprezentat de faptul ca reflectarea soldurile initiale ale conturilor este, de fapt, cea din bilantul incheiat la finalul unei perioade de raportare precedente. Astfel, acest instrument contabil este cel care face conexiunea dintre un bilant initial si conturi, imaginea astfel reflectata a situatiei financiare a firmei fiind mult mai clara. 

De exemplu, balanta de verificare intocmita dupa data de 1 ianuarie a anului curent preia datele privind soldurile finale aferente lunii decembrie a anului trecut. 

Egalitatile din balanta de verificare ajuta la verificarea inregistrarilor din conturi si a corectitudinii bilantului. Astfel, exista mai multe variante ale instrumentului contabil, in functie de numarul de egalitati reflectat.

• Balanta de verificare cu doua egalitati are in vedere doar sumele si soldurile. Realizarea acesteia se efectueaza prin combinarea balantei celor doua elemente si cuprinde doar patru coloane. Doua coloane sunt rezervate totalurilor sumelor debitoare si creditoare, iar celelalte doua reflecta soldurile finale, de asemenea, impartite in solduri debitoare si creditoare. 

• Balanta de verificare cu trei egalitati a aparut ca o necesitate de a adauga mai multe date necesare pentru o mai buna reflectare a situatiei financiare. Avand un numar de sase coloane in perechi de cate doua, acest instrument reflecta solduri initiale, rulajele lunii in curs si soldurile finale, fiecare dintre aceste trei categorii fiind defalcata in categorii debitoare si creditoare. 

• Balanta de verificare cu patru serii de egalitati este si cel mai utilizat model cu o larga folosire in activitatea contabila. El include toate informatiile prezente in modelele anterioare si ofera, suplimentar, datele necesare pentru analiza in orice moment a situatiei financiare si economice a entitatii.

3. Functiile balantei de verificare in contextul unitatii si corectitudinii activitatii contabile

Balanta de verificare indeplineste o serie de functii cruciale pentru activitatile economice complexe moderne.

3.1 Verificarea corectitudinii inregistrarilor tranzactiilor in conturi

Aceasta este prima si cea mai importanta functie a unei balante de verificare. Erorile eventuale ce se pot strecura la inscrierea tranzactiilor economice in conturi pot duce la perpetuarea unor date eronate ce pot afecta chiar bilanturile. Eliminarea inregistrarilor eronate, transcrierea gresita a sumelor, rezultatele unor calcule gresite in rulaje sau solduri sunt cele mai frecvente situatii care pot fi evitate prin instrumentul de verificare reprezentat de balanta de verificare.  

Desi programele moderne pe calculatoare asa cum este si cazul softurilor din gama programelor de gestiune, contabilitate, salarii, imobilizari si audit au redus, in mare parte, posibilitatea existentei erorilor in raportările contabile, aceasta functie a balantei de verificare ramane unul din elementele ce asigura controlul calitatii datelor prelucrate. 

3.2 Functia de a lega datele intre conturile sintetice si bilant

Deoarece balanta de verificare cuprinde informatii inregistrate in totalitatea conturilor contabile si, mai ales, datorita faptului ca aceste date sunt, pe de o parte prleuate din bilantul anterior – in cazul soldurilor initiale – iar apoi, rezultatul prelucrarii este reflectat in soldurile finale ale bilantului actual, legatura astfel creata intre conturi asigura simplificarea urmaririi evolutiei activitatii financiare pe perioade mai lungi de raportare. 

3.3 Functia de legatura intre conturile analitice si sintetice

Conturile analitice sunt o dezvoltare, o detaliere a celor sintetice, astfel ca balantele de verificare ale primelor se intocmesc pentru fiecare cont din cea de-a doua categorie. Astfel se realizeaza o corelare intre datele inregistrate in cele doua categorii si, mai mult, se asigura si exactitatea acestora.  

3.4 Functia de grupare a datelor existente si a miscarilor sau transformarilor pe conturi

Situatiile existente si tranzactiile din cadrul unei entitati sunt inregistrate in conturi. Rolul balantei de verificare este de a grupa aceste conturi cu scopul de a oferi o imagine clara asupra activitatii si a modificarilor survenite atat in volum, cat si in structura elementelor patrimoniale ale unei entitati. Avand la dispozitie un astfel de tablou, persoanele de decizie au posibilitatea de a alege in mod informat cele mai bune cai de actiune pentru optimizarea activitatii. 

3.5 Functia de sinteza si analiza a activitatii firmei

Bilanturile sunt mijlocul esential prin care se poate evalua activitatea economica a unei intreprinderi. Dar, deoarece intervalul de timp intre doua bilanturi este foarte mare, iar nevoile de luare a unor decizii apar, de regula, in conditiile complexitatii tranzactiilor moderne, aproape in timp real, modalitatea de a afla informatii de calitate, relevante pentru adoptarea acestora este balanta de verificare. 

Deoarece poate fi intocmita lunar, sau ori de cate ori este nevoie, balanta de verificare este un instrument curent de analiza economica pe tot parcursul anului, asigurand stocul informativ necesar luarii deciziilor operative. 

Asadar, balanta de verificare ca procedeu contabil de sondare si certificare a exactitatii datelor din conturi este un element care este folosit atat de contabili, pentru asigurarea unor lucrari de calitate, cat si de managerii responsabili care au misiunea de a asigura o directie de activitate cat mai buna a firmelor prin deciziile informate pe care le iau.