Cum sa automatizezi fluxul de documente si evidenta stocurilor – CIEL Romania

De Catalina Mocanu, Director financiar CIEL Romania

“Buna, sunt Catalina si imi plac aplicatiile care combina modulul de gestiune (documente si stocuri) cu cel de contabilitate, asa cum o face CIEL Gestiune!”. Daca ar exista o asociatie a utilizatorilor anonimi de softuri financiar-contabile, cam asa ar suna prezentarea mea. Recunosc, nu imi place sa operez documentele doar din punct de vedere contabil, pe note. Cred ca mi se trage de la toti anii de liceu cu teze si toate monografiile facute.

Dar daca as fi antreprenor si as avea contabilitatea externalizata, oare ce as alege? Clar, primul modul cautat ar fi cel de Gestiune. Si ce mi-ar placea sa contina ca sa pot spune ca se potriveste exact cu nevoile mele? Ca sa raspund la aceasta intrebare, mi-am amintit de toate experientele si nevoile resimtite in cei peste 16 ani, atunci cand introduceam acte de stoc, cand faceam bonuri de consum, cand participam la inventare, cand ma punctam cu partenerii, cand faceam rapoarte de consum catre management etc. Si mi-am amintit ca nu mi-a placut niciodata munca repetitiva, ceea ce eu numesc “munca in zadar”, si cautatul unui raspuns intre 2-3 rapoarte, pe care trebuia sa le listez si sa le bifez, pentru ca altfel nu le puteam accesa in acelasi timp.

Stiti despre ce vorbesc, nu? Despre avize pe care apoi trebuia sa le reintroduc linie cu linie cand venea factura, despre bonul de combustibil caruia ii intocmeam NIR si pe care apoi trebuia sa il dau in consum (si tineam evidenta unei firme de transport, va imaginati cate aveam intr-o luna, nu?), despre necesarul de stoc pe baza cererilor venite de la clienti, pe care colegii mei trebuiau sa le introduca de 2 ori, si la comenzile de vanzare si la comenzile de cumparare etc. Si sunt sigura ca puteti completa si voi lista cu multe alte situatii pentru care nu aveati in trecut solutii. Stiu asta, pentru ca CIEL ERP, cu toate modulele lui, a fost creat si pe baza cerintelor si ideilor venite de la voi. Si continuam sa il crestem pe baza lor! Unul dintre aceste module este si CIEL Gestiune.

Sunt multe functionalitati in CIEL Gestiune, despre care v-as putea vorbi, dar azi o sa ma rezum doar la cateva pe care ori le folosesc, ori, desi nu am avut situatii pentru a le folosi, mi se par de un real folos.

Iata care sunt acestea:

  • preluarea in documente a altor documente, la nivel de linie: avize in facturi, comenzi de vanzare in cele de cumparare, proforme in facturi etc. Din cateva click-uri si bife se opereaza rapid documentul care preia, fara sa se repete, introducerea tuturor liniilor cu articole. Cum sa nu imi placa asa ceva?
  • facturare pe stoc negativ: aceasta functionalitate ne-a fost ceruta de multi clienti si ii inteleg valoarea pe deplin. Ce imi place este flexibilitatea pe care o ofera: marfa poate pleca cu documentul aferent emis din CIEL Gestiune, chiar daca nu este pe stoc, reglarea facandu-se prin simpla introducere a facturii de cumparare;
  • emiterea automata a bonului de consum, pentru articole de stoc de pe o factura de cumparare sau de pe un bon fiscal de cumparare: ei, de aveam atunci la indemana aceasta posibilitate, cat timp economiseam eu…;
  • preluarea datelor despre parteneri de pe site-urile Ministerului de Finante: simplu, un buton si un click si gata, am adresa completata, stiu daca partenerul este cu TVA la incasare sau nu, daca este inscris pe lista firmelor care aplica split TVA;
  • listele de preturi la nivel de articol si partener: pai nu este mai usor asa, decat sa verific mereu, pentru fiecare client, contractul cu anexa semnata? Plus ca sunt sigura ca nu greseste omul meu de la facturare;
  • drepturi la nivel de actiuni pe documente: fiind responsabila de organizarea fluxului de documente si a confidentialitatii informatiilor intre departamente, pe aceste documente, iubesc aceasta functionalitate. Mai mult, folosind aceste drepturi la nivel de user sau grup de useri, ma asigur si ca nu se pot sterge sau storna datele, din greseala, de catre un coleg care nu ar trebui sa aiba acest drept. Am deci siguranta inregistrarilor;
  • categoriile de articole si parteneri: le folosesc pentru a ma ajuta in operare si in rapoarte, sa pot sa “personalizez” si sa scot doar informatiile necesare, nu zeci de pagini de raport;
  • informatiile aditionale: vrei pe anumite entitati, fie ele articole, parteneri sau documente, sa iti setezi informatii relevante pentru tine, pe care sa le vezi apoi pe rapoarte? Sau vrei sa atasezi pdf-ul documentului, astfel incat sa il ai la indemana, in baza, sa nu trebuiasca sa mai cauti in arhiva? Nimic mai simplu: iti definesti acele informatii aditionale necesare si le asociezi entitatilor pe care le vrei completate;
  • centrele de cost: mai trebuie sa detaliez cum ne sunt tuturor de folos?
  • trimiterea documentelor catre parteneri, direct din aplicatie, prin emailuri si sms-uri: tot ce aveti de facut este sa va configurati datele, textul pe care vreti sa il contina emailul sau sms-ul si ati scapat de inca o grija.

Ca sa nu va plictisesc, eu ma opresc aici, dar nu inainte de a va intreba: voi ce functionalitati folositi si care va sunt cele mai dragi si mai utile?