Cum poti sa stabilesti si respecti procedura de colaborare cu clientul tau? CIEL Romania te invata

Noi, cei de la CIEL Romania, stim ca un client multumit este cea mai buna carte de vizita. Cum poti tu ca si contabil sa construiesti o relatie cat mai solida cu clientii tai?  Mai jos ai o lista a principalelor reguli pe care trebuie sa le ai in vedere inca de la inceputul colaborarii cu acestia:

In primul rand, stabileste metoda si calea principala de comunicare. Fii clar in ceea ce doresti sa transmiti, fie ca preferi sa folosesti e-mailul sau doar telefonul, este important sa fii perseverent in regulile stabilite. De exemplu, daca nu vrei sa fii contactat dupa ora 17.00, comunica clar acest lucru. Multi antreprenori sunt prinsi in timpul saptamanii cu propriul lor program. Poate ca nu iti va conveni sa te sune duminica dimineata cand  esti la sala de sport, sa te intrebe de ce a rezultat o anumita suma ca impozit pe dividende.

De aceea, draga contabilule, importanta setarii initale a limitelor de comunicare este esentiala. Unii potentiali clienti vor dori sa te acapareze cu totul, considerand ca daca iti platesc onorariul esti mereu la dispozitia lor. Acestia nu ar trebui sa fie clientii tai !

Urmatorul pas important este stabilirea termenelor limita, dar acesta este necesar sa fie facut impreuna cu inmanarea unei liste de verificare, de la documentele care trebuie predate pana la momentul in care este obligatorie plata taxelor si a impozitelor. Aceasta va contine toate tipurile de documente care trebuie predate in fiecare luna, pana la data pe care o agreati impreuna:

  • facturi achizitii;
  • facturi vanzari;
  • extrase de banca;
  • chitante si bonuri fiscale pentru platile sau incasarile efectuate in numerar;
  • deconturi de calatorie/ordine de deplasare;
  • contracte pentru prestarile de servicii.

Daca nu lucrezi singur/a, atunci e bine sa informezi clientul cine e persoana care te va ajuta si care va colecta documentele si informatiile primite, astfel incat procesul de comunicare si procedura de lucru sa se desfasoare cu usurinta. In final, este vorba de a informa clientul despre modalitatea ta de lucru, modalitate care sa fie in beneficiul ambelor parti.

Termenele principale care ar trebui stabilite ar putea fi:

  • Data/ziua din luna sau trimestru, dupa caz, pana cand va preda documentele din lista de verificare de mai sus;
  • Sunt multe situatii in care documentele ajung la contabil dupa ce perioada fiscala s-a incheiat si aceasta presupune intocmirea de declaratii rectificative, unele cu consecinte fiscale (amenzi);
  • Data pana la care ii vei comunica taxele de plata (de exemplu tu ii comunici taxele de plata pana in 20 a lunii, iar clientul va avea timp sa le achite pana in data de 25);
  • Data/ziua din luna sau trimestru, dupa caz, pana cand aceasta va primi de la tine rapoartele lunare de care are nevoie (balanta, situatia profitului, listele cu clienti/furnizori neachitati, cash-flow etc.).

Este bine de stabilit de la inceput care ar fi consecintele in cazul nerespectarii termenelor stabilite la inceputul colaborarii, pentru a evita neintelegeri sau situatii neplacute pe viitor.

Data viitoare detaliem ce inseamna activitatea de tinere a contabilitatii, ce sa iei in calcul atunci cand stabilesti tariful pentru fiecare client in parte, insa, pana atunci, descopera cat de util iti este pachetul  CIEL Solutia completa pentru contabili gandit special pentru tine!