Masurarea si evaluarea eficientei proceselor si a angajatilor

15 octombrie 2019

De Bogdan Gradinaru, Director Dezvoltare Produse CIEL Romania

O eficienta sporita creste sansele unui profit mai mare!

Cu totii ne dorim mai multa eficienta in business atat in ceea ce priveste anumite procese, cat si in ceea ce priveste angajatul la nivel individual. A devenit practic o obsesie a companiilor: vrem mai multa productivitate! Si asta pentru ca o eficienta sporita creste sansele unui profit mai mare.

Zilnic, se fac eforturi foarte mari pentru a creste productivitatea la nivelul fiecarui departament din companie: proceduri, instruiri, discutii, planuri, coaching, acces la diverse informatii (carti, bloguri, aplicatii, sfaturi etc.).

In acelasi timp, obsesia companiilor de a eficientiza activitatea s-a propagat si la nivel individual, productivitatea devenind o preocupare personala care a trecut dincolo de granitele viata personala – viata profesionala. Iar ca sa putem discuta de productivitate, am ajuns in punctul in care, mai intai, este necesar sa incepem sa filtram informatiile valoroase de cele care nu aduc un plus de valoare.

Dar care sunt componentele productivitatii? De ce este necesar sa tinem cont atunci cand dorim sa o masuram?

In primul rand, pentru a putea masura ceva ai nevoie de date, informatii rationale, dar si sa fii constient de factorii ce pot influenta productivitatea. Cel mai simplu mod este sa ai un plan de indicatori de performanta care sa fie masurati (fata de o medie) la anumite intervale de timp.

Productivitatea este influentata de cativa factori importanti si este necesar sa fim atenti la acestia, daca vrem sa facem evaluari obiective, fara a pune semnul egal intre angajati, de exemplu, daca dorim sa facem o masurare individuala si nu una de grup.

Productivitatea la nivel individual este influentata de urmatorii factori, dar acestia pot fi generalizati si la nivel de grup cand task-urile nu difera:

  1. De tehnologie, de modul in care este descrisa sarcina de lucru (task-ul), de informatiile oferite in vederea exercitarii sarcinii – acestea formeaza obiectivul si este necesar sa fie clar si foarte bine definit
  2. Expertiza, skill-uri, abilitati – acestea tin de capacitatea individuala a angajatului care trebuie corelate cu complexitatea obiectivului
  3. Atitudine, credinte personale, frici – care au legatura cu efortul individual pe care angajatul doreste sa il antreneze in efectuarea sarcinii
  4. Lucruri neprevazute, hazarduri – care intra in categoria de risc ce nu poate fi controlat

Dupa cum poti observa, productivitatea poate fi afectata de mai multe variabile. Cheia este sa reusesti sa controlezi cat mai multe din ele pentru a spori sansele cresterii eficientei.

Daca vrei sa masori performanta organizationala, luand in calcul eficienta proceselor  interdepartamentale si a angajatilor la nivel individual sau la nivel de departament / subgrup, iti recomand sa ai in vedere 4 considerente esentiale inainte de a realiza un plan de masuratori:

  1. Complexitatea analizei grupului
  2. Inputurile de la nivel individual, dar si de grup
  3. Situatiile ce pot aparea in momentul agregarii
  4. Nevoia de a alinia masuratorile cu obiectivele companiei

Complexitatea

Cred ca nu mai este necesar sa mentionez ca angajatii, lucrand in echipa, pot genera o eficienta sporita. Avem de-a face cu o interdependenta intre membrii echipelor, iar dinamica echipelor poate afecta performanta atat pozitiv, dar si negativ daca procedurile / procesele de comunicare nu exista sau sunt prost realizate.

Lipsa de libertate in luarea deciziilor, task-urile dezechilibrate ca si complexitate, incapacitatea membrilor de a coopera unul cu altul, senzatia de inechitate sau transformarea in “bisericute” sunt doar o parte din efectele daunatoare ce pot aparea din cauza lipsei procedurilor de lucru.

Pentru a putea evalua eficienta acestor procese primul pas este sa lucrezi la asumarea acestor proceduri de lucru de catre angajati, astfel incat sa te asiguri ca ele se respecta si se urmaresc. Vorbim de reguli, de deadline-uri, de canale de comunicare, de planificarea sedintelor pentru realizarea unui plan sau pentru lamurirea unor situatii, de modul in care se trateaza un hazard, de desemnarea unor owneri si responsabili pe procese etc.

Un proces bine definit va oferi, cu siguranta, efecte pozitive cand vine vorba de munca in echipa: cooperare, stimulare reciproca in a oferi mai mult pentru a realiza obiectivele, abilitati si capacitati combinate care te va asigura ca nimic nu ramane neacoperit, sprijin si indrumare reciproca.

Inputurile

Evaluarea individuala pune accent, in principal, pe contributia pe care angajatul o are in cadrul companiei (efort, implicare, atitudine fata de task-urile executate). La nivel general, masurarea productivitatii are nevoie ca absolut toate inputurile sa fie luate in considerare. De aceea, recomand ca evaluarea eficientei unui angajat sa nu fie restransa doar la nivel individual, strict pe rezultatele lui individuale.

O evaluare 360 pentru un angajat ar putea sa iti ofere informatii pretioase, dincolo de rezultatele sale individuale pe un set de task-uri. Mai mult, daca discutam de angajati care intra in legatura cu clientii companiei, o evaluare a feedback-ului extern este necesara. Analiza inputurilor la nivel general te poate ajuta si in realizarea unui plan de cariera pentru angajat in cazul in care rezultatele arata o productivitate mai buna intr-o anumita zona din companie.

De asemenea, in cazul in care evaluarile individuale au rezultate spectaculoase, dar, in acelasi timp, cele de grup au rezultate slabe, este necesar sa intervii pe procese / proceduri si sa le aduci imbunatatiri, deoarece este clar ca acestea nu creeaza cadrul proprice pentru a avea rezultate unitare la nivel de companie.

Agregare

Managementul are un rol foarte important in agregarea datelor pentru generarea unei productivitati sporite la nivel organizational.

Daca angajatii companiei lucreaza interdependent sau indeplinesc task-uri diferite / variate,  agregarea masuratorilor productivitatii devine dificila. Este necesara identificarea intrarilor si iesirilor la nivel de grup care pot fi diferite de intrarile si iesirile la nivel individual, astfel incat sa cream o masura unica pentru evaluarea productivitatii grupului.

De exemplu, un obiectiv ca cifra de afaceri are nevoie de masuratori partiale pe fiecare departament in parte (inclusiv masuratori la nivel individual pentru fiecare membru al echipei), luand in calcul aportul fiecarei echipe la realizarea cifrei.

Alinierea obiectivelor

Asa cum am precizat si in paragrafele de mai sus, cheile de masurare ale productivitatii individuale si la nivel de echipa trebuie sa fie selectate in asa mod incat sa alinieze comportamentele la obiectivele companiei. Acest lucru este valabil pentru orice departament / divizie din cadrul firmei. Planificarea strategica presupune ca obiectivele setate la un anumit nivel al organizatiei sa fie in concordanta cu cele setate la nivelul imediat urmator, astfel incat sa nu existe scopuri incrucisate sau diferite. Un sistem ideal de masurare a eficientei in companie ar alinia comportamentele individuale si de grup cu obiectivele generale ale afacerii tale.

Nu iti pot furniza o solutie ideala privind masurarea eficientei, deoarece aceasta poate fi construita doar in concordanta cu specificul companiei pe care o conduci. Sunt multe “solutii la cheie” care, de fapt, se pot aplica doar partial, in functie de contextul fiecarei afaceri. Daca vei avea in vedere si vei gasi utile informatiile de mai sus, vei putea demara un plan realizabil pentru masurarea obiectiva a eficientei proceselor si angajatilor, atat la nivel individual, cat si la nivelul echipei. Mult succes!

Solutii pentru
contabili
Solutii pentru
companii
Recomandarile clientilor
Recomandarile noastre

Suntem prima companie din Romania specializata in solutii software financiar-contabile la cheie, insotite de servicii profesionale de Asistenta Tehnica. De peste 25 de ani, dezvoltam cele mai performante programe de contabilitate, gestiune comerciala, salarii, imobilizari, audit, revizuire si facturare. In completarea aplicatiilor software stabile, usor de utilizat, perfect adaptate afacerii tale, iti asiguram cele mai complexe servicii de Asistenta Tehnica. Cei peste 25 de ani de experienta inseamna:
  • Peste 50 000 de utilizatori;
  • Peste 150 de proiecte educationale si de responsabilitate sociala;
  • Cele mai bune aplicatii software financiar-contabile din 1991;
  • Cel mai vandut software de contabilitate din Romania;
  • Cel mai performant software financiar-contabil integrat: CIEL V7;
  • Cel mai complex portofoliu de servicii;
  • Solutia completa pentru gestiunea afacerii tale.

span itemprop="telephone">021 9341

Email:ciel@ciel.ro

Bulevardul Unirii, Nr.11, sector 4,040102 Bucuresti RO