Registrul de casa: legislatie si modalitate de intocmire. Ce trebuie sa stii ca antreprenor

registrul de casa
23 noiembrie 2021
Antreprenor, Co-owner Ciel România
Articole publicate

Activitatile economice sunt reglementate in ceea ce priveste activitatea financiar-contabila pentru a nu aparea situatii nedorite cu privire la sumele de bani incasate si virate zilnic.

Daca in privinta tranzactiilor electronice exista o evidenta exacta si usor de accesat, in privinta tranzactiilor cu numerar pot aparea situatii in care nu se cunosc cu exactitate sumele incasate intr-o zi. Din aceasta cauza statul roman obliga pe toti agentii economici, indiferent ca sunt PFA, SRL sau societati pe actiuni, sa realizeze un registru scris, cu completare zilnica, care va cuprinde toate tranzactiile insotite de acte justificative. Rostul acestui document este sa ajute la stabilirea zilnica a soldului de casa, adica a sumei de bani care exista fizic la sediul activitatii de munca la sfarsitul programului. 

In articolul de mai jos vei afla ce este un registru de casa si care este legislatia care sta la baza intocmirii lui. De asemenea, vei cunoaste modalitatea de realizare a unui registru de casa corect, care sunt informatiile trecute in el si ce documente justificative, cu privire la incasarea sau plata banilor pot fi adaugate la registrul de casa. Nu in ultimul rand, vei descoperi cum se realizeaza corect calculul soldului de casa la sfarsitul fiecarei zile de munca. 

1. Ce este registrul de casa

Multe dintre activitatile economice nu pot functiona fara realizarea unor operatiuni cu numerar, fie in lei, fie in valuta. Chiar daca in ultima vreme tranzactiile electronice au devenit din ce in ce mai utilizate, multi romani prefera inca sa foloseasca bani cash din diferite motive. Pentru a se urmari aceste tranzactii, agentii economici sunt obligati sa inregistreze zilnic, prin intermediul unui registru toate incasarile si platile realizate de casierie. 

Registrul de casa poate fi definit drept un document contabil prin intermediul caruia se face o inregistrare zilnica a operatiunilor de casa facute de casierie. 

1.1. Legislatia cu privire la intocmirea registrului de casa

Statul roman a reglementat tranzactiile cu bani pentru a putea avea un control si o statistica clara a sumelor de bani intrate si iesite din gestiune. In lipsa unui astfel de document administratorii ar putea face abuzuri utilizand sume in interes propriu, fara nicio justificare. De asemenea, in lipsa registrului evaziunea fiscala ar putea fi usor de pus in practica, ceea ce, bineinteles, nu este de dorit. 

In vederea unui registru de casa intocmit corect si complet, statul roman a dat mai multe hotarari legislative, cele mai importante fiind ordinul Ministerului Finantelor Publice numarul 3512 din 2008 si ordinul cu numarul 2634 din 2015. Printre prevederile lor se numara:

1.2. Functiile indeplinite de registrul de casa

Rolul registrului de casa este precizat in documentele cu caracter legislativ, care stau la baza completarii sale. Daca este intocmit corect, administratorul firmei va sti intotdeauna suma exacta existenta in casa la sfarsitul fiecarei zile. De asemenea, acesta va putea sa consulte incasarile si platile facute in zilele anterioare cu mare usurinta, deoarece fisele trebuie sa fie plasate in ordine cronologica, fiind astfel usor de accesat. Documentul acesta are si rolul de a da informatii exacte in cazul unui control financiar realizat de diferite institutii ale statului. 

Avand in vedere ca registrul trebuie sa fie arhivat pentru cel putin 5 ani de zile, in doua exemplare, prin intermediul sau se poate obtine o viziune de ansamblu a parcursului economic al firmei, putandu-se identifica usor sumele incasate sau platite de-a lungul timpului catre diversi angajati si furnizori. 

2. Intocmirea registrului de casa

Registrul de casa este intocmit de catre un casier care are obligatia realizarii unui document exact, usor de consultat.  Acesta trebuie sa aiba un comportament responsabil fata de completarea documentului, avand in vedere ca trebuie sa-si puna semnatura la finalul fiecarei zile. Mai mult de atat, trebuie sa existe doua exemplare identice, al doilea ajungand la departamentul contabil, care va cerceta corectitudinea intocmirii prin consultarea documentelor justificative, anexate la fiecare pagina. 

2.1. Modalitati de realizare a registrului de casa

Intocmirea registrului de casa reprezenta o povara pentru casieri, mai ales in cazul activitatilor economice ce faceau zeci sau sute de tranzactii cu numerar in fiecare zi. Pentru completarea registrului exista 3 modalitati ce pot fi utilizate:

2.2. Informatii minime obligatorii ce trebuie trecute in registrul de casa

Ordinele Ministerului de Finante precizeaza clar ce informatii minime trebuie trecute pe fisele zilnice, in asa fel incat acestea sa ofere o imagine corecta a tranzactiilor cu numerar:

Daca vreuna dintre aceste categorii de informatii lipseste, documentul este considerat a fi completat gresit, raspunderea fiind a casierului si a departamentului financiar-contabil. 

2.3. Documente justificative utilizate pentru completarea registrului de casa

Registrul de casa trebuie sa fie completat intr-un mod responsabil pe baza unor documente oficiale, care sa justifice in mod clar fiecare plata sau fiecare incasare. Lipsa acestei responsabilitati poate duce la haos in ceea ce priveste sumele de bani existente in firma, dar si la raspunderea legala fata de institutiile statului roman cu rol de control financiar – contabil. Persoanele care au rolul de casier intr-o unitate economica trebuie sa stie ca exista 5 tipuri de documente specifice utilizate pentru completarea registrului de casa:

Un registru de casa bine intocmit trebuie sa respecte cateva reguli cu privire la organizarea lui pentru o mai usoara consultare a lui si pentru a putea oferi un maxim de informatii cu un efort minim din partea celor interesati:

3. Cum se calculeaza soldul final al zilei dintr-un registru de casa

Orice casier trebuie sa cunoasca modul de calcul al soldului final al zilei, deoarece aceasta cifra trebuie sa corespunda cu sumele existente fizic in sertarele casieriei. Pentru a face corect acest calcul se iau in considerare patru elemente:

Calculul soldului final al zilei este foarte usor de realizat. La soldul initial se aduna toate incasarile zilnice, iar din suma totala se scad cheltuielile curente. Cifra care rezulta este soldul final, acesta trebuind sa fie identic cu suma de bani existenta fizic in casierie. 

In legatura cu aceasta cifra trebuie sa fie stiut ca este obligatoriu sa nu fie negativa. Daca cheltuielile sunt mai mari ca veniturile si nu exista suficienti bani care sa aduca balanta la zero, este necesara creditarea firmei de catre administrator cu o suma cel putin suficienta pentru a aduce balanta la zero. Creditarea firmei de catre administrator se face prin realizarea unui act contabil, special. Administratorul isi va recupera banii la momentul in care casieria va dispune de un excedent suficient.

In concluzie, registrul de casa este un document esential pentru functionarea in buna regula a unei casierii, avand rol atat de act legislativ in cazul unui control financiar – contabil, cat si de a oferi o imagine de ansamblu a finantelor existente pentru administrator. 

Ti-a placut articolul? Da-l mai departe pe:
Solutii pentru
contabili
Solutii pentru
antreprenori
Recomandarile clientilor
Recomandarile noastre

Suntem prima companie din Romania specializata in solutii software financiar-contabile la cheie, insotite de servicii profesionale de Asistenta Tehnica. De peste 25 de ani, dezvoltam cele mai performante programe de contabilitate, gestiune comerciala, salarii, imobilizari, audit, revizuire si facturare. In completarea aplicatiilor software stabile, usor de utilizat, perfect adaptate afacerii tale, iti asiguram cele mai complexe servicii de Asistenta Tehnica. Cei peste 25 de ani de experienta inseamna:
  • Peste 50 000 de utilizatori;
  • Peste 150 de proiecte educationale si de responsabilitate sociala;
  • Cele mai bune aplicatii software financiar-contabile din 1991;
  • Cel mai vandut software de contabilitate din Romania;
  • Cel mai performant software financiar-contabil integrat: CIEL V7;
  • Cel mai complex portofoliu de servicii;
  • Solutia completa pentru gestiunea afacerii tale.

span itemprop="telephone">021 9341

Email:ciel@ciel.ro

Bulevardul Unirii, Nr.11, sector 4,040102 Bucuresti RO