Servicii prestate de un contabil profesionist extern – ce trebuie sa stii? CIEL Romania iti explica

Atunci cand esti antreprenor, iti doresti ca afacerea ta sa functioneze cat mai bine si stii ca tu nu poti sa excelezi in fiecare parte a proceselor ce se desfasoara. Daca vrei sa externalizezi serviciile de contabilitate, trebuie sa ai in vedere mai multe aspecte. CIEL Romania ti-a pregatit lista acestora:

Un lucru de catre trebuie sa tii cont este tariful practicat de respectivul expert contabil, pentru a vedea daca te poti incadra sau nu in bugetul de care dispui.

In general, majoritatea firmelor de contabilitate isi fixeaza onorariile in functie de specificul, complexitatea si volumul de activitate al societatii client. Iata cateva aspecte pe care un contabil le ia in calcul atunci cand iti va fixa tariful:

  • forma de organizare;
  • domeniul de activitate;
  • cifra de afaceri;
  • numarul aproximativ de documente financiar-contabile de inregistrat (facturi de achizitie/vanzari; deconturi; contracte de leasing; etc)
  • numarul aproximativ de note contabile efectuate intr-o luna;
  • numarul de angajati;
  • fluctuatia angajatilor (spre exemplu, in cazul societatilor de tip catering, fluctuatia personalului este foarte mare, angajatii isi schimba frecvent locul de munca, ceea ce presupune un volum mai mare de lucru);
  • numarul de puncte de lucru (daca exista mai multe);
  • daca este vorba despre o firma care lucreaza cu stocuri (gestiune) se va lua in calcul si acest aspect.

Fiind vorba despre o prestare de servicii in care pot exista foarte multe variante posibile, contabilul nu iti va putea fixa un onorariu pana cand acesta nu va primi exact caracteristicile societatii pe care o administrezi. Sunt unele firme care isi fixeaza tariful in functie de numarul de operatiuni (note contabile).

In ceea ce priveste externalizarea serviciilor de contabilitate, este nevoie de incheierea unui contract de prestari servicii, semnat de catre ambele parti. In contract ar trebui stipulate cel putin urmatoarele aspecte pentru ca toate lucrurile sa decurga ca la carte:

  • date cu privire la ambele parti ale contractului;
  • obiectul contractului – contabilul iti va mentiona punctual toate serviciile pe care ti le va furniza;
  • pretul serviciilor – contabilul va stabili/negocia cu tine un onorariu care sa fie raportat la serviciile pe care le va furniza si, totodata, va stabili o anumita data pentru emiterea facturii si o scadenta, un termen de X zile pana cand vei putea sa ii platesti acest onorariu;
  • obligatiile partilor – contabilul va mentiona in contract faptul ca toate documentele / informatiile trebuie sa ii fie aduse de catre client in decurs de X zile sau pana la data de X a fiecarei luni, astfel incat contabilul sa poata sa aiba suficient timp sa le inregistreze;
  • raspunderi – se va mentiona faptul ca pentru nerespectarea termenului de scadenta, clientul va plati X% penalitati de intarziere din suma datorata pentru fiecare zi de intarziere.

In calitate de antreprenor este bine sa stii atunci cand negociezi pretul serviciilor ca un contabil are o serie de costuri (program de contabilitate, cotizatii CECCAR- si multe alte costuri prezentate detaliat in capitolele urmatoare), dar si o serie de responsabilitati si cheltuieli neprevazute care apar ca urmare a posibilelor amenzi: iata numai un exemplu – amenda prevazuta pentru depunerea cu intarziere a declaratiei 390 are valori intre 1.000 lei si 5.000 lei.

Prin urmare, daca intr-o luna sa presupunem ca dintr-o greseala (si oricine poate gresi la un moment dat) contabilul tau depune cu intarziere declaratia si primeste amenda pe care conform intelegerii contractuale o suporta el, este posibil ca in acea luna tariful perceput pentru serviciile de contabilitate sa nu acopere nici macar contravaloarea amenzii.

Ca  o mica completare: nu ii cere contabilului sfaturi de cum sa “ocolesti” legea sau cum sa tii evidente duble. Nici un contabil, profesionist, nu isi doreste sa fie partas la acest lucru. Daca vrei sa platesti angajatii la “negru”, fa-o pe riscul si raspunderea ta, insa, nu il informa cu privire la acest aspect.

Acum, ca ai incheiat contractul de prestari servicii cu partenerul tau, data viitoare vom trece in revista si cateva aspecte legate de modul concret de desfasurare a parteneriatului. Pana atunci te invitam sa te convingi cat de mult te pot ajuta produsele CIEL Romania in dezvoltarea afacerii tale!