Cum adaug un document electronic pe nota contabila?

Stiai ca poti adauga documentele electronice primite de la clienti pe nota contabila, astfel incat acestea sa poata fi accesate oricand in viitor, avand in vedere ca acestea se pastreaza in baza de date si nu local pe calculatorul pe care lucrezi?

Pentru a realiza acest lucru este necesar sa definesti o informatie aditionala pe nota contabila, de tip fisier.

Ulterior, cand creezi nota contabila, ai posibilitatea de a atasa documentul electronic in orice format (de ex.: .pdf) la nota contabila. Astfel ai putea scapa de documentele fizice si de dosarele pline daca iti convingi clientul sa iti transmita documentele in format electronic (chiar si scanate).

Pasi necesari pentru definirea si asocierea pe nota contabila a informatiei aditionale de tip fisier:

• Definire:
  1. Acceseaza meniul NOMENCLATOARE-> Informatii aditionale
  2. In ecranul deschis (tabul Definire), click pe butonul ADAUGA
  3. In coloana NUME trece numele informatiei aditionale (de ex.: Document)
  4. In coloana TIP selecteaza FISIER
  5. In partea dreapta ai posibilitatea de a modifica dimensiunea maxima a fisierului (implicit este de 1 MB, dar puteti sa selectezi o marime mai mare) si sa selectezi extensiile dorite de fisier (daca nu adaugi nici o extensie, vei putea atasa orice tip de fisier

• Asociere:
   
  1. In acelasi ecran ca mai sus, lick pe tabul ASOCIERE
  2. Cauta entitatea NOTE CONTABILE in partea stanga si pozitioneaza-te pe ea
  3. In partea dreapta, apasa ADAUGA si selecteaza informatia aditionala create, si, ulterior, salveaza
  4. Nota: poti lasa obligativitatea ca fiind OPTIONAL (adica nota se poate salva si fara a adauga document cu ea), sau o poti define drept RECOMANDATA (caz in care solutia software te va avertiza la salvarea notei ca nu ai atasat niciun document) sau OBLIGATORIE (situatie in care nu poti salva nota fara a atasa un document la aceasta)

In acest moment ai o informatie aditionala de tip fisier, pregatita sa fie utilizata pe notele contabile.

• Utilizarea pe note:
  1. Atunci cand creezi o noua nota contabila, in partea de jos a ecranului vei observa tabul INFORMATII ADITIONALE (langa Observatii). Aici vei regasi informatia aditionala.
  2. Click pe iconita ALEGE DOCUMENT si selecteaza documentul pe care doresti sa il atasezi notei
  3. Salveaza nota contabila

Odata salvata nota, oricand vei avea nevoie sa vizualizezi carui document primit de la clientul tau ii corespunde acea nota contabila, ai posibilitatea de a face acest lucru din nota contabila.

Astfel, ai obtinut de fapt o arhiva a documentelor electronice legata de notele contabile create pe baza documentelor primite.